企業イベントの配信に必要なスタッフ数

オンライン企業イベントに必要なスタッフ数

自社でオンライン企業イベントを開催した時、どのぐらいのスタッフの人数が必要になると思いますか?オンラインだし気軽にパパっと2~3名でできそう!と考えている方も多いのですが、オンラインだからこそ人数が必要になります。それは、リアルイベントでは意思疎通が対面ですぐに出来ましたが、オンラインでは対面で相談することができない分、LINEや携帯を使って意思の疎通を図ります。そのため、オンライン配信をしている人にその役割が難しいため、それぞれ意思疎通をはかる人なども必要になります。企業イベントの規模や内容にもよりますが、今回は配信をする時に必要なスタッフの人数と役割についてご紹介していきたいと思います。

【zoomで企業イベントを配信した時】

◇zoom管理者

zoomの全体を管理するスタッフです。企業イベントの人数にもよりますが、80名を超える場合は2人以上用意した方が安全に運営ができます。主な管理は、zoom音声・映像がオンライン参加者に届いているか、zoom参加者チェック、離脱者対応、トラブル対応があげられます。トラブル対応で一番多く例にあげられるのが、ネット回線が悪くなることです。そのため配信側のネット環境がどのぐらいのレベルにあるか確認をして、レベルが低い場合は、光回線を導入するなども検討しておきましょう。

また、ネット回線は受け手側(オンライン参加者側)の環境が悪くても映像・音声が固まったり遅れたりします。配信側には問題がなくて、受け手側が固まる場合は受け手側の環境に原因がある可能性が高いのでまずは環境から確認をしましょう。オンラインイベント中に映像が見れない!音声が届かない!などの連絡が入るとつい慌ててしまいますが、そんな時は

①zoom配信しているパソコンの状況を確認する(映像がスムーズに流れているか配信パソコンが固まっていないかなど)

②zoomモニタリングスタッフに状況を確認する(モニタリング画面から音声・映像が届いているかの確認をする。届いていれば受け手側の環境の原因が考えられるので、音声・映像の設定の確認やzoomを出て再度入り直してもらう、など対応していきましょう。)

◇zoom操作者

スポットライト機能や画面共有、ブレイクアウトルームなどzoom画面を直接操作をするスタッフです。イベントの内容や進行に合わせて操作が必要となるので、zoom操作にある程度なれた人を選びましょう。レクリエーションや懇親会などの企業イベントではゲーム大会(ビンゴゲームやルーレット等)を開催することが多いため、ゲーム画面・ゲスト画面の割り振りなど操作が多くなる場合は人数を増やすこともおススメです。

◇zoomモニタリングスタッフ

zoom参加者に映像が届いているか、画面共有ができているか、音声がきちんと聞こえるか、などの確認を行うスタッフです。オンラインイベント中に参加者と同じ条件でzoomに入り、イベントに参加しましょう。参加者として入った時に映像も音声も問題がなければ、他のzoom参加者にも同じように届いていることになります。もし映像や音声が乱れた場合は、速やかに管理者に報告し対応をする必要があるためとても重要なポジションになります。

◇カメラマン・スイッチャー操作

会場の様子や司会、講演をしている様子など企業イベントを撮影するカメラマンとカメラを用意しましょう。カメラは会場後方から撮影することが多く、1台は会場全体、もう1台は人物をメインに撮影していきます。(司会者や講演者などマイクを持って話をしている人)

◇スイッチャー操作

2台以上のカメラを使用しての撮影時に必要なスイッチャー。当日のイベントを確認しながら最適なカメラワークを決めていくポジションです。スイッチャーを使うことで様々な角度からの映像が楽しめ、イベントがより臨場感のあるものに仕上がります。また、2台以上のカメラがあれば万が一片方が故障した時にはバックアップとして使うこともできます。

◇音響オペレーター

会場で使用するマイクのボリュームやBGMなど音量の調節をするスタッフです。オンライン参加者が聞いた時にどのように聞こえるか、など音のバランスをチェックします。

コロナ禍ではマイクを使用する度に消毒をすることが多いですが、マイクの電源をオフにして消毒しオフのままマイクを渡してしまい音が出ない・・・などのトラブルを何度か聞いたことがあります。マイクの消毒をしたら必ず電源を入れてマイクを渡す、又は電源はオフになっているので使用者がオンにする、など取り決めをしっかりとしておきましょう。

*ワンポイントアドバイス(ハイブリット型企業イベントの時)

ハイブリット型イベントの時、会場参加者とオンライン参加者との交流や会話ができるようにパソコンをスクリーンに投影することが多いと思います。その際、パソコンは投影用と操作用の2台用意するのがおススメです。もちろん1台のパソコンでもできますが、操作している画面もスクリーンに映し出されてしまいます。次のプログラムの予想が出来てしまったり、ゲーム内容が分かってしまったり・・・など、せっかくの企業イベントの完成度が下がってしまうことになりかねません。しっかりと準備をして本番に臨みましょう。

企業イベントを成功に導くためには、配信管理をするスタッフの配置や手配がとても大切です。弊社では企業イベントのサポートから企画~運営まで全てお任せ頂けるプランまで幅広く対応しております。この部分だけ自信がないから任せたい、機材が足りないから手配したい・・・などご希望、ご要望はぜひお問合せ下さい。その他にも受付管理サービスの提案・運営。オンラインイベントゲームの提案(有料企画・無料企画)なども行わせて頂きます。

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