【基本】オンラインイベント時に気を付けたい2つのこと

オンラインイベントの基本

気を付けたい2つのこと

オンラインイベントの基本

コロナ禍の影響もあり、オンラインを積極的に活用して会議やセミナー、様々なイベントを開催することが一般的になってきました。

社内では会議、セミナー、表彰式、懇親会…などがオンラインの利用率が高まっています。オンラインイベント開催には、準備・企画・予算など様々なことを考える必要がありますが、今回は、社内でオンラインイベントを開催する時に一番初めに気を付けたい点2つをご紹介していきたいと思います。

  • 社内ネット環境のチェック

このチェックはスピードテストとは違い、「外部から持ち込んだパソコンが社内のネットに繋がるか」をチェックすることです。

理由は、持込のパソコンが繋がらない可能性が高いからです。

現在、多くの企業で機密保持のため、安全性確保のため部外者が簡単に接続できないようなシステムを整えています。そのため、持込パソコンがネットに繋がらない、という事態が発生してしまいます。

一般的には、社内のセキュリティを扱っている部署に問合せをし当日使用できるように手配をしてもらう、社内のパソコンを貸出する、などの対応をすることが多いです。

講師を招いてセミナーを行う際は、パソコンを持参して講演をする方がほとんどだと思います。

当日になって繋がらない!!と焦ることのないように、事前にリハーサルを行ったり社内の環境について把握しておくことが大切です。

  • 必要な機材準備とリハーサル

まずは、機材準備です。

パソコン、webカメラ、マイク、LANケーブル、ハブ、など配信に必要な機材を準備しましょう。一度配信で使用したものはリスト化しておくとその後、便利です。社内の回線チェックのスピードテストもお忘れなく!

次にリハーサルです。

リハーサルは、予定しているオンラインイベントと同じ時間をかけて行う必要はありませんが、当日と同じ機材を使用して実際にオンラインで繋がって行うのがおススメです。別の機材を使用して当日繋がらなかった…という声も比較的聞かれます。リハーサルは当日をスムーズに進めるために行うもの、ということを念頭に置きましょう。

先程ご紹介した、外部持込のパソコンがネットに繋がらない…といったことがないようにするためにも、リハーサルは少し余裕を持ったスケジュールで行うのが望ましいのではないでしょうか。

オンラインイベントをする際の基本になりますが、最初に基本をおさえておくことは、イベントを成功させるためにも大切です。

当日になって外部パソコンが繋がらず資料を見れない、事前にリハーサルをしなかったら進行がスムーズにできなかった、機材トラブルがあった、等は意外とよく聞かれる話です。

オンラインイベントは、映像と音声がスムーズに伝わることがとても大切です。

内容の濃さももちろん大切ですが、初めはオンラインで繋がるために必要なことから準備をしていきましょう。

オンラインイベントが初めてでサポートして欲しい、オンラインイベントは何から準備したらいいか分からない、などお困りの方はぜひお問合せ下さい。

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