オンライン企業イベントを企画する時に

オンライン企業イベントの企画

イベント企画に必要なコンセプト

リアル、オンラインに関わらず、企業イベントを企画する時にはまず実施要項など大まかな内容を決めていきましょう。その上でどのような内容のイベントを開催したいか、どんな方法で行うのがベストか、どこで行うのかなど肉付けをしていきます。そして全体のスケジュール感を作成し時間配分を決めていきます。このように進めることで自社で決めること、業者にお願いすること、準備が必要なもの、などが明確化され手間をかけずにスムーズに準備を始めることができます。今回は実際のオンラインイベント内容例をもとに作成の仕方をご紹介していきます。

実施要項の内容

オンラインイベントの実施要項は

・イベント名称

・実施予定日

・参加人数

・場所(配信拠点となる場所)

・配信先

・イベント時間

・実施内容

などを大枠を決めていきます。

イベント名称              2023年度 オンライン懇親会
実施予定日              2023年8月8日(火)
参加人数              会場来場者:運営スタッフ20名 司会2名  オンライン:500名
配信拠点              社内施設
配信先              オンライン視聴者500名分の拠点
時間              1時間30分~2時間
実施内容              メインイベント(You Tube配信) 社員交流(zoom配信)

企画コンセプト

企画のコンセプトはイベントの重要な要素になります。リアルイベントでも社員の親睦のため、チームとしての結束力を高めるため、社員を表彰するため…など様々なコンセプトで企画されてきます。オンラインイベントでも同様にコンセプトを決めていきますが、リモートワークが進んだ現在では、コミュニケーションの活性化や社員交流、モチベーションアップ、組織としての一体感を得られるようにする、などが多くあげられています。

例えば、コミュニケーションの強化を図りたい、オンラインでも一体感のあるイベントにしたい、何となく参加するのではなく自主性を持って参加してもらいたい、など目指したいワードをあげていきます。そして、参加者500名が目的をもって参加したくなるようなオンラインイベントの実現を目指す、参加した社員全員が仲間との一体感を持ちモチベーションの向上が期待できるようなオンラインイベントを目指す、などコンセプトを作成していきましょう。

そして、このコンセプトを元にイベント内容を決めていきましょう。

全体スケジュール案

全体のスケジュール案は、スタートから終了までの時間を何時間に設定するか、から考えていきます。オンラインイベントでは1時間30分~2時間ぐらいが平均的な時間になります。あまり長いとオンラインでは集中力がなくなってきますので少し短いかな?と思うぐらいがちょうどいい時間帯になります。無理のないスケジュールをたてることも大切です。色々なイベントを盛り込みすぎて慌ただしくなったり時間がタイトになりすぎたりしないように余裕をもって作り上げていきましょう。

【全体スケジュール案例】

時間進行内容詳細・ポイント
17:00受付(オンライン入室開始)音声が聞こえているかの確認のためBGMなどを流すのがおススメです。
オンラインイベントでの注意事項や内容のスライド上映や会社の振り返り動画の上映など
18:00オンラインイベントスタート司会者より開会の挨拶がありイベントがスタートします。オープニング映像などの上映をすることもあります。
18:05挨拶(社長・代表者)社長や代表者よりご挨拶を頂きます。
18:10乾杯乾杯酒を持ってみんなで乾杯します。
18:15歓談zoom内のブレイクアウトルームなどを使ってチームや部署ごとに歓談の時間をとります。
18:45動画上映メッセージ映像などの上映
18:55クイズ大会全社員参加のクイズ大会やビンゴゲームなど。
19:55閉会挨拶閉会の挨拶を頂きます。
20:00退出お開きとなります。オンライン参加者は退場します。

受付時:

オンラインイベント参加者の人数にもよりますが、受付時間は1時間程をみておくと安心です。入室した人が映像や音声のチェックができるようにBGMを流したり映像上映をしておくのがおススメです。この時間で音声や映像が確認できない人は事務局に連絡をとってもらう、など対処法も決めておきましょう。

挨拶:

挨拶をお願いする方は会場参加、オンライン参加のどちらになるか決めておきましょう。

乾杯:

乾杯は、事前に料理宅配などを利用していれば宅配された飲み物での乾杯になりますし、用意がなければ手持ちのものでの乾杯になります。手持ちの場合はあらかじめ乾杯がある旨を参加者に伝えておき、乾杯の飲み物の準備をしておいてもらいましょう。(当日の受付でのアナウンスも必要です)

歓談:

チームや部署ごとに作った部屋に移動をして、交流をスタートさせます。上司が部屋に移動し5分ぐらい会話をしてまた次の部屋に行く…など普段中々交流のない人とコミュニケーションをとることもできます。

動画上映:

海外支店のチームからのメッセージ動画やこれから始めるプロジェクト映像の上映、新入社員への会社概要動画などの上映など。

ゲーム大会:

全社員に参加してもらうゲーム大会を企画します。ビンゴ大会などの定番のものから、チームで考える謎解きゲーム、スマホを使ってクイズに参加、など楽しめるゲーム企画をしましょう。景品の準備もお忘れなく!景品はその企業ならではの商品や家電、現金!!など様々な種類を用意することが多いです。

閉会挨拶:

結びの挨拶です。この挨拶も会場に参加、オンライン参加のどちらになるか決めておきましょう。

退出:

これでオンラインイベントは無事終了です。お疲れ様でした。オンライン参加者には自由に退出して頂きましょう。

いかがでしたでしょうか。オンラインイベントを企画する時には上記内容をまずは決めて進めていきましょう。

アイスタイルオンラインではオンラインイベントの企画・制作・運営まで一貫してのサポート、企業担当者様と一緒に作り上げていくサポート、一部のサポートなどお客様のご希望やご要望に合わせて様々なお手伝いをさせて頂いております。オンラインイベントの開催のお考えがありましたらまずはお気軽にご相談ください。

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