zoomを使ったオンラインイベントの基本とは?

zoomを使ったオンラインイベント

zoom利用の基本とは?

zoomなど双方向のやりとりができるプラットホームを使ってのオンラインイベントを開催する時におさえておきたい基本情報をお伝えします。オンラインイベントの企画段階から考えておくと便利ですよ。

基本① zoom管理者を作る

zoomでオンラインイベントを開催する時は、zoomを管理する「管理者」を1人または2人たてましょう。管理者の仕事は、全体の把握・指示・企画した進行通りに進んでいるか、zoomは問題なく動いているか、何かあった時に判断をする、など司令塔のような役割です。

zoomに参加した人の「許可」や映像、音声のチェックは別のスタッフをたて、分業するのがおススメです。1人にたくさんの作業をお願いしてしまうとトラブルが発生した時にスムーズな対応が難しくなってしまうからです。企画したオンラインイベントの内容に合わせて、役割を決めスタッフの人数を揃えていきましょう。

基本② 音声・映像のチェックをする

音声・映像のチェックはオンラインイベントに欠かせない項目です。主催者からの声や映像、画面共有している資料を見る事ができるか、視聴者からの声が届くか、顔がしっかり映っているか、など基本動作を確認します。当たり前のことと思いつい省略してしまうこともありますが、オンラインでは音声と映像が届くということが大前提の基本になりますので、慣れていても、同じメンバーであっても必ず確認したいですね。

基本③ zoom操作する人を作る

①でも説明しましたが、zoomの操作のみをする人を作りましょう。zoomに参加する人数により2~3名体制をとることもあります。特に受付時に一人一人音声と映像のチェックをする場合は、複数名でチェック体制をとれるようにしておきましょう。(60名のzoom参加者の受付に約40分かかったことがあります。)

操作をする人にお願いする内容は、

・スポットライト操作

・画面共有(画面共有ができなかった人のフォローなど)

・画面オンオフやミュート解除などの要請

・参加許可、離脱者の許可

・名前の変更(参加者の名前があだ名やアルファベットだけの人もいるので、フルネームが必要な時は変更できるように準備しましょう)

などがメイン作業になります。いずれもzoom内で簡単にチェックができるので事前に予習をしておきましょう。

オンラインイベントを企画・開催する時には、意外と人手が必要なことがわかってきます。規模が大きくなればなるほど人数も増えてきます。運営管理者1~2名、zoom操作者1~2名、チェック者1名、その他準備スタッフ、連絡係など1つのオンラインイベント開催に10名ぐらいは必要になってきます。

オンラインイベントの全てを自社で行うのが難しいと思った場合は、zoomサポートプランをご利用ください。当日のzoom操作だけでなく事前打ち合わせや録画・zoomURLの発行まで様々なお手伝いをさせて頂きます。オンラインイベントの企画や配信はサポートからフルサポートまでお客様のご希望に合わせてご提案させて頂いております。まずはお気軽にご相談下さい。

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