オンライン企業イベントの準備の仕方

オンライン企業イベントの準備の仕方

自社でやること、業者に任せること

オンラインで企業イベントを開催する時、自社内ですべて行うか、オンラインイベント会社に全て任せるか、イベント会社と一緒に作り上げるか、のいずれかになるのではないでしょうか。最近では、自社スタッフを中心にしながら、分からない点、提案が欲しい点は任せたい、といった一緒に作り上げるお問合せが増えてきています。zoomやTeamsなどを使ってオンライン会議やオンライン総会などを行っている企業様が増えてきていることもあり、操作はできるが機材が足りない、やりたいことがあるが実際にオンラインで可能なのか、配線方法、演出方法などを全て考えて開催するのは人数も時間もかかるから一部業者に任せたい、等といったお声をよく頂きます。今回はオンラインの企業イベントを開催する時に、自社でやること、業者に任せる方が安心なことについてご紹介していきたいと思います。

〇制作スケジュール

業者が制作するケースが多いスケジュール。まずはオンラインイベント開催の日時を社内で決めていきましょう。そこから逆算して無理のないスケジュールをたててもらいましょう。企業イベントの準備期間は平均的に3ヶ月ぐらいといわれていますが、これより短い期間でも開催は可能です。(事前に業者にも相談しておきましょう。)スケジュールをたてたら社内での担当者を決めたり、必要な人数を集めたり具体的にすすめていきます。(※下記は企業イベントのスケジュール例になります)

このように過程がわかるようなスケジュールをたててもらうのがおススメです。一度決めたらスケジュール通りに進めていきたいですね。

〇オンラインイベント企画

イベントの核となる「企画」。社内で企画案が出ていればそのまま採用することが多いですが、例えば「参加型にしたい」「交流ができるような工夫をしたい」「意見交換がしたい」などの要望だけ伝えて、業者に企画を任せることもできます。リアルイベントと違うオンラインイベントならではの提案をもらってみるのもいいでしょう。

〇タイムスケジュール

当日のオンラインイベント全体のタイムスケジュールは、社内で決めていくことが多いです。オンラインイベントを開催する場所にもよりますが、例えば自社の会議室などであれば時間を多めにとってゆったり進めることができますが、ホテルなどの宴会場をレンタルする場合はレンタル費がかかっているので、時間内におさめるための大枠を作成する必要があります。必要項目は、当日の準備開始時間、リハーサル時間、受付時間、開始時間、挨拶や乾杯・ゲームなどのイベント時間、終了時間などです。タイムスケジュールと共に、担当するスタッフの名前や必要備品などイベントで使用する内容も含めておくと分かりやすいです。

〇司会者

オンラインイベント当日の進行をする司会者です。社内から1名又は2名選出される企業様が多くいらっしゃいます。業者を使ってしっかりと進行をすすめていくこともありますが、社内司会者は、社内事情や社内カラーをわかっている、社内ならではの話題を作れる、など社内の人が共感できる話題が豊富なため、より一体感がもてるオンラインイベントになったと実感できます。司会者への台本も必須です。

〇配信機材

配信に必要な機材は社内にないものが多いのでこれは業者に任せるのがおススメです。主に必要な機材として、パソコン複数台、モニター、ビデオカメラ、スイッチャー、LANケーブル、ハブ、各種ケーブル、音響ミキサーなどがあげられます。機材にはスタッフもつくため、ある程度詳しい人材が必要になります。社内で集めるには専門性が高くなってしまうので、業者に一式揃えてもらうのが便利です。パソコンやモニターが社内で用意できればそれを使用する上での見積を出してもらいましょう。

*ワンポイントアドバイス*

社内パソコンを利用して企業イベントを開催する際、企業様によってはセキュリティが厳しくかけられている可能性があります。そのため自社パソコンを業者に貸し出した場合、USBなどの使用ができずデータが入れられない、などのトラブルが発生する恐れがあります。また、業者が用意したパソコンを社内に持ち込んだ場合、LANケーブルに接続できない、というケースもあります。社内のセキュリティに関しては必ず事前に確認しておくようにしましょう。

弊社では企業イベントのサポートから企画~運営まで全てお任せ頂けるプランまで幅広く対応しております。この部分だけ自信がないから任せたい、機材が足りないから手配したい・・・などご希望、ご要望はぜひお問合せ下さい。その他にも受付管理サービスの提案・運営。オンラインイベントゲームの提案(有料企画・無料企画)なども行わせて頂きます。

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