【例文付き】オンライン会議の司会台本の作り方

オンラインイベントの司会台本

オンラインを使った会議はこの2年ぐらいで多くの企業様に取り入れられ開催する機会が増えています。オンラインで会議を進める際はリアル会議と同じで進行役が必要になります。進行役がスムーズに会議を進めるためには司会台本や進行の組み立てを決める必要があります。今回は進行の組み立て方、司会台本例をご紹介致します。

【進行の組み立てを決める】

会議の内容に合わせて進行の組み立てをしていきますが、基本的なことは下記の4点になります。

・日時

・場所

・資料

・議題

〇日時

具体的な日程と時間を記載します。特に時間は開始時間、終了時間共に明記し予定をあけてもらえるようにしましょう。

〇場所

全員オンライン出席であれば「オンライン開催」と記載しておきます。ハイブリット型（会場参加とオンライン参加）の開催で、参加者にどちらかを選べるようにする場合は、会場参加者用に具体的な会場名を明記します。（例　〇〇ホテル3階△△の間）

〇資料

会議に使用する資料は、会場参加の人へは当日に渡すことが多いですが、オンライン参加者へは事前送付、又は当日の会議中に画面共有をしてみてもらう、のいずれかになります。それぞれの回線状況により画面が見えづらい可能性もあるため、多くの企業様では事前にメールなどで資料を送付し共有しています。

〇議題

会議の目的やテーマが分かるように記します。参加者に事前に知らせることで資料の読み込みや質問を考える時間にあててもらうことができます。また、会議で解決できる問題は会議内で行うなど取り決めもしておきましょう。

【例　オンライン会議司会台本】

〈開会〉　

定刻となりましたので、ただいまより令和〇年度△△（会議名称）を開会致します。本日、進行役を務めさせて頂きます〇〇（名前）でございます。本日は宜しくお願い致します。

〈挨拶〉

開会に先立ちまして、〇〇（名前）からご挨拶を申し上げます。

ありがとうございました。それでは会議次第に従い、△△について〇〇よりご説明申し上げます。なお、ご質問などについては会議の終了前に質疑応答の時間を設けておりますのでその時にまとめてお願い致します。

★オンライン会議やセミナーでは質疑応答の時間をどこで設けるかあらかじめ相談しておきましょう。説明がないとチャットで質問を送ってくる可能性があり収集がつかなくなります。

〈休憩〉

それでは、ここで10分程休憩をとります。開始時間は〇時〇分からとなります。宜しくお願い致します。

★長い会議の場合は、休憩時間をとることもあります。会議の状況により時間がおしていれば休憩を無しに、時間が余っていたら休憩時間を長くする、など時間がコントロールできるので休憩時間を設けていると便利です。

休憩後は、それでは開始時間となりましたので始めさせて頂きます。△△（議題）について〇〇よりご説明申し上げます。…などと同様に続けていきます。

〈質疑・意見交換〉

ただ今より、本部説明について質疑応答を進めて参ります。質問のある方はビデオの開始をしてください。ご指名をされた方のみマイクのミュートを解除してお話をお願い致します。

★質問したい人が自由に発言しないよう、指名された人のみ、などルールを決めておきましょう。質疑応答がない場合を想定し事前に質問事項を考えておく場合もあります

〈終了〉

予定された時間となりましたので、質疑はこらで終了させて頂きます。以上をもちまして、令和〇年度△△を閉会致します。長時間にわたりありがとうございました。

このような全体の流れを作成しておくと司会者、講演者共に時間の管理ができ、時間内に会議を終了させることにも繋がります。

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