初めてのオンラインイベントを成功させる3つの秘訣

初めてのオンラインイベント

成功への3つの秘訣をお伝えします

オンラインイベントを成功に導く3つの秘訣

オンラインイベントに限らず初めてイベントを開催する時はどのようなことがおこるのか、どんなことに注意したらよいか、などを事前に想定することはとても難しいことです。しかし、初めてだから失敗するもの・・・と不安に思いながらイベント企画をするのではなく、成功に導くための準備をしてしっかりとした配信を行いましょう。

今回は初めてオンラインイベントを企画し開催する方へ、成功させるための基本的な3つの秘訣をご紹介していきます。

リハーサルを開催する

リハーサルとは、本番を想定して同じように進行し全体の確認作業をすることです。その中には問題点や足りない部分などが出てくるチャンスにもなりますので、なるべく多くの方に参加して頂くことをおススメしています。

オンラインイベントのリハーサルでは

①接続確認・・・ネット回線を通じて所定のURLに参加できるか

②映像、音声確認・・・お互いの映像(顔)と音声の認識ができるか

③資料共有・・・資料を共有することができるか、資料がスムーズに動くか(動画などが入り資料が重たい場合、固まる可能性も考えられます)

など上記3つを基本作業として行いましょう。顔が見える、音声が聞こえる、資料が見える、この3つが揃えばイベント内容が、セミナー、懇親会、社内レクリエーションなどのイベントには安心して臨んで頂けると思います。

出演者の連絡先を聞く

オンラインイベントをフルオンラインで開催する際に特に気を付けて頂きたい点です。例えば、セミナー開催をした時に講師やゲストを招き講演をお願いすることが多々あります。フルオンラインイベントなので、講演者もオンライン参加になります。

この時に心配な事としては、回線が切れる、回線状況が悪い、といったインターネット環境を想像する方が多いと思います。もちろん回線チェックは大切なことですが、もう少し踏み込んで考えてみると、オンライン参加予定の講師が時間になってもオンライン参加していない、ということも考えられます。実際のオンラインイベントでも10分前になっても5分前になっても参加されていない・・・ということがありました。

何らかの通信トラブルや時間の勘違いなどがあり、講演者がオンライン参加していない時を想定し、「講演者の連絡先」を必ず聞いておきましょう。メールやLINEではなく直接話せる電話番号がおススメです。できれば講演者1人の連絡先だけでなく、講演者の所属している会社や繋がらなかった時のためにかけられる番号などをひかえておくとより安心できます。

このような協力をお願いしたいことに関しては、メールだけで伝えるのではなく、オンラインイベント参加のための留意点、などをまとめた資料を作成しておき、リハーサルなどでも確認しておくことが大切です。

※オンラインイベント留意点の「例」はコチラから。

◆臨機応変な対応

リアルイベントでも当日の状況に合わせて臨機応変な対応をされていると思いますが、リアルイベントと異なりオンラインイベントでは集まって相談することが難しいことが考えられます。

例えば、先程もご紹介したように講演者が時間になっても現れない場合、リアルイベントではその時間は休憩にする、別の人を代役にたてる、順番を入れ替えて行う、などその状況を見ながら進めていくことができますが、オンラインイベントではリアルのようにスムーズに状況を確認することが難しくなります。特にフルオンラインイベントでは運営者も1人1人オンライン参加していることも多く、情報を統一化するのが大変です。

そのために、事前にもし講演者が来なかった場合、もし時間内に終わらなかった場合、などを想定してプログラムを考えておくことが大切です。オンラインイベントでは映像が消えたり、音声が無音になったりするとトラブルが発生したと思われます。テレビと同じで数秒の「間」でも視聴者にとっては長い時間に感じられますので、プログラムを制作する時は、策を考えて運営者に周知しておきましょう。

初めてオンラインイベントを企画して配信する際は、漠然とした不安や心配があると思いますが、それは初めて行うのでどのようなことが起こるか想像ができないからです。今回ご紹介した3つの内容は意外と盲点になりますので、オンラインイベントを成功に導くためにぜひ取り入れてみてください。

オンラインイベントの企画や配信はサポートからフルサポートまでお客様のご希望に合わせてご提案させて頂いております。まずはお気軽にご相談下さい。

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