｜そのまま使えるテンプレから作成のコツまで丸ごと解説
ハイブリッドイベントを開催するとき、意外と悩むのが 「案内文の書き方」。
リアル会場とオンライン、2つの形式を同時に扱うため、普通のイベント案内よりも文章が複雑になりやすいんですよね。
「参加方法をどう書けばいい？」
「オンラインのURLはどこに配置したら見やすい？」
「リアル参加の注意点とオンライン参加の注意点、両方を入れないといけない？」
こんな疑問を持っている担当者も多いはず。
そこで本記事では、
**ハイブリッドイベントの開催案内文の“そのまま使える事例集”**と、
作り方のコツ、SEOにも強くなる文章構成をまとめて紹介します。
現場でも実際に使われている構成を基にしているので、
企業イベント・セミナー・説明会・講演会など、どんな場面にも応用できます。
■ ハイブリッドイベントの案内文は「3つのポイント」を押さえるだけでOK
まず結論から。
ハイブリッドイベントの案内文は以下の3つを押さえると一気に整います。
① 参加形式を最初にハッキリ書く（リアル / オンライン）
曖昧に書くと問い合わせが増えるので、最初に形式を明記するのが鉄則。
② リアルとオンラインの内容を分けて書く
混ぜると読みにくくなるため、
**「会場参加の案内」「オンライン参加の案内」**を区切って記載すると親切。
③ 参加者が迷うポイントを先に潰す
特にオンラインでは、
通信環境・配信URL・入室方法・トラブル時の連絡先
などを書いておくと安心感が上がります。
これらを押さえておくと、参加者の満足度も問い合わせ削減も両立できます。
■ そのまま使える！ハイブリッドイベント案内文の事例集
ここからはジャンル別に「コピペして使える」案内文テンプレを紹介します。
用途に合わせて調整できるよう、あえてシンプルにしています。
◆ 事例①：ビジネスセミナー向け案内文（標準）
【タイトル例】
「〇〇セミナー｜リアル＋オンラインのハイブリッド開催のお知らせ」
【本文テンプレ】
いつもお世話になっております。
このたび、〇〇に関するセミナーを リアル会場とオンラインのハイブリッド形式 にて開催いたします。
会場にお越しいただく方も、オンラインで気軽に参加される方も、
どちらでもご都合に合わせて参加いただけます。
● 開催日時
202X年〇月〇日（〇） 〇:〇〇〜〇:〇〇
● 開催形式
リアル会場 ＋ オンライン配信（Zoom）
【リアル会場で参加される方へ】
会場：〇〇会議室（住所：東京都〇〇区〇〇）
受付開始：開始30分前
※会場内は感染症対策のため換気・消毒を行っています。
【オンラインで参加される方へ】
配信URL：後日メールにてご案内いたします。
参加方法：開始5分前までにアクセスしてください。
推奨環境：安定したインターネット回線（有線推奨）
ご多忙とは存じますが、ぜひご参加ください。
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。
◆ 事例②：社内イベント・全社員向け案内文（カジュアル）
【タイトル例】
「全社ミーティングをハイブリッドで開催します！」
【本文テンプレ】
皆さんこんにちは！
次回の全社ミーティングは 「会場参加」と「オンライン参加」どちらでもOKのハイブリッド開催 です。
会場に集まって参加するも良し、移動が難しい方はオンラインで気軽に参加するも良し。
働き方に合わせたスタイルでご参加ください！
● 開催日時
〇月〇日（〇） 15:00〜17:00
● 参加方法
- 会場：本社5F大会議室
- オンライン：Teams（URLは社内ポータルに掲載）
【会場参加の注意事項】
・席に限りがありますので、できるだけ事前に出欠登録をお願いします。
・マスクの着用は任意です。
【オンライン参加の注意事項】
・当日は開始5分前までにアクセスしてください。
・音声は『ミュート』で入室をお願いします。
皆さんの参加をお待ちしています！
◆ 事例③：大学・教育機関向け（丁寧・フォーマル）
【タイトル例】
「オープンキャンパス（ハイブリッド開催）のお知らせ」
【本文テンプレ】
受験生・保護者の皆様へ。
本学では、より多くの皆様にご参加いただけるよう、
次回のオープンキャンパスを 「来場型」および「オンライン型」 のハイブリッド形式で開催いたします。
【開催概要】
日程：〇月〇日（〇）
時間：10:00〜16:00
形式：来場参加 または オンライン参加（YouTube Live）
【来場参加】
・学内ツアー
・個別相談ブース
・模擬授業体験
場所：〇〇キャンパス
【オンライン参加】
・講義ライブ配信
・入試説明
・学生スタッフQ&A
どちらの形式でも内容は充実しておりますので、ご都合に合わせてご参加ください。
◆ 事例④：展示会・製品発表会向け（ビジネス寄り）
【タイトル例】
「新製品発表会｜ハイブリッドイベント開催のご案内」
【本文テンプレ】
平素より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。
この度、弊社は新製品〇〇の発表会を リアル会場とオンラインの同時開催 にて実施いたします。
【日時】
〇月〇日（〇） 13:00〜14:30
【リアル会場】
〇〇ホール（東京都〇〇）
受付開始：12:30
【オンライン参加】
Zoomウェビナー
URLはお申込み後にメールでお送りします。
会場ではデモや展示、オンラインでは高画質での製品紹介を実施いたします。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
◆ 事例⑤：一般イベント・ファン向け（カジュアル）
【タイトル例】
「トークイベントを会場＆オンラインで同時開催！」
【本文テンプレ】
いつも応援ありがとうございます！
今回のトークイベントは、みなさんの希望に合わせられるよう
リアル会場＋オンライン配信 のハイブリッドで開催します！
好きな形で参加できるので、遠方の方もぜひご参加ください！
【日時】
〇月〇日（〇） 19:00〜20:30
【会場】
〇〇スタジオ
※入場は18:30から
【オンライン】
YouTube Live（非公開URLをお送りします）
会場参加の方には来場特典、オンラインの方にはデジタル特典があります！
みなさんの参加を心からお待ちしています♪
■ SEOに強い案内文を作るコツ（重要）
案内文といえど、ブログに載せるならSEOも意識した方が絶対に有利です。
特に「ハイブリッドイベント」は検索需要が増えているキーワードです。
● ① 必ず “ハイブリッドイベント” をタイトル・導入に入れる
タイトルと最初の数文に入れるのが基本。
例：
・ハイブリッドイベント開催案内文事例集
・ハイブリッドイベントの案内文テンプレート
など。
● ② 関連キーワードを自然に盛り込む
以下のワードを本文に散りばめるとSEO的に強くなります。
- ハイブリッド開催
- 会場参加
- オンライン参加
- 同時開催
- Zoom / Teams / YouTube Live
- 参加方法
- 案内文 テンプレート
- 企業イベント
- セミナー
これらを自然に含めることで検索範囲が広がります。
● ③ 「例文」を複数載せるとSEOで評価されやすい
Googleは“網羅性”を評価するため、
事例が多い記事は上位に上がりやすいです。
この記事がまさにその構成です。
● ④ 説明とテンプレのバランスを意識する
案内文だけを載せるのではなく、
- 書き方
- コツ
- 注意点
もセットで載せると、検索満足度が上がります。
■ ハイブリッドイベント案内文でよくあるミスと解決策
案内文を作っていると、よくある“落とし穴”がいくつかあります。
● ミス①：リアルとオンラインの情報が混ざって読みにくい
→ 必ず章を分けて書く。
「会場参加」「オンライン参加」と見出しを分けるだけで解決します。
● ミス②：オンラインのURLの場所が分かりにくい
→ 案内文の中盤か最後に必ず独立させる。
● ミス③：接続トラブル時の連絡先を書いていない
→ メール or チャットサポートの連絡先を記載。
● ミス④：当日の時間を曖昧に書いてしまう
→ 必ず“受付開始時間”を入れると親切。
● ミス⑤：案内文を1通で済ませようとする
→ オンライン参加者には“リマインドメール”が必須。
■ ハイブリッドイベント案内文のテンプレート（汎用）
最後に、どんなイベントにも使える
**「万能テンプレート」**をまとめておきます。
【タイトル】
〇〇イベント｜ハイブリッド開催のご案内
【本文】
このたび、〇〇イベントを
リアル会場とオンライン配信のハイブリッド形式 で開催いたします。
ご都合に合わせて、会場またはオンラインからご参加いただけます。
【日時】
〇月〇日（〇） 〇:〇〇〜〇:〇〇
【参加形式】
・会場参加
・オンライン配信（Zoom）
【会場参加される方へ】
会場：〇〇（住所）
受付開始：開始30分前
【オンライン参加される方へ】
配信URL：〇〇
注意事項：安定したインターネット環境でご参加ください。
皆さまのご参加を心よりお待ちしております。
■ まとめ：案内文の出来でイベントの印象が変わる
ハイブリッドイベントは、リアルとオンラインの両方の参加パターンがあるため、
案内文の質がそのままイベントの“段取りの良さ”として伝わります。
・参加方法がわかりやすい
・情報が整理されている
・読みやすい
・問い合わせが少ない
こんな案内文を書くことで、担当者の信頼感も一気に高まります。
この記事のテンプレートを使えば、
どんなハイブリッドイベントでもすぐに案内文が作れるようになるはずです。
参加者がオンライン操作に慣れているとは限らない！事前確認URLの発行は必須
ハイブリッドイベントの案内文で意外と忘れがちなのが、
**「オンライン参加者向けの事前チェック案内」**です。
最近はZoomやTeams、YouTube Liveなどを使い慣れた参加者も増えていますが、
“慣れている前提”で進めるのはとても危険です。
- デバイスが違う（スマホ・PC・タブレット）
- OSやアプリが古い
- 会社や学校のセキュリティ設定が厳しい
- ネットワークが弱い
- マイクやスピーカーの設定が異なる
これらの理由で、イベントが始まってから
「入れない」「音が聞こえない」「画面が映らない」
といったトラブルが発生するケースが後を絶ちません。
そのため、プロのイベント会社では必ず、
✔ 事前に“入室確認用URL（テスト用Zoom/Teams/配信URL）”を発行する
という方法を採用しています。
これは参加者が
- 正しく入室できるか
- 音声が聞こえるか
- スピーカー・マイクの設定が合っているか
- 映像が再生できるか
を事前に確認してもらうための仕組みです。
■ 案内文に入れるべき「事前チェックの説明文」テンプレ
ここでは、ハイブリッドイベントの案内文に追加できる 事前チェック案内テンプレ を紹介します。
【テンプレ①：標準バージョン】
オンラインで参加される方は、
スムーズにご視聴いただくために事前の接続確認をお願いしております。
以下の 「事前入室確認URL」 にアクセスし、
入室できるか、音声が正常に聞こえるかのチェックをお願いいたします。
▼ 事前入室確認URL（テスト用）
https://（任意のテストURL）
・推奨所要時間：1～2分
・音が聞こえない場合は、お使いのデバイス設定をご確認ください。
【テンプレ②：丁寧・フォーマルバージョン】
オンライン参加をご予定の皆様につきましては、
イベント当日の接続トラブル防止のため、
事前の入室および音声確認をお願い申し上げます。
下記URLより、事前テストルームへアクセスし、
・入室の可否
・音声が正常に再生されるか
などをご確認ください。
【事前確認用URL】
https://（テスト用URL）
ご協力のほど、よろしくお願いいたします。
【テンプレ③：カジュアルバージョン（社内・コミュニティ向け）】
オンライン参加の人は、念のため“事前テスト部屋”を用意してます！
当日入れないと焦るので、時間がある時に一度チェックしてください。
▼ 事前入室チェックURL
https://（テスト用URL）
入れればOK！
音が聞こえなかったら、PCやスマホの音量設定を見てみてください。
■ 「事前確認URL」を発行するメリット
案内文にこのひと手間を入れることで、イベント運営は格段にスムーズになります。
◎ 当日の“音が聞こえない”トラブルが激減
参加者側の設定に左右されるため、事前に確認してもらうのが最も確実。
◎ サポートチームの負担が大幅に軽減
イベント開始直前の問い合わせが減ります。
◎ 参加者のストレスも最小化
オンライン初参加の方も安心して入室できます。
◎ 「運営が丁寧」だと評価してもらえる
オンラインイベントの品質は、案内文の時点で判断されます。
つまり、
事前入室URLの案内は、参加者満足度と運営効率を両方上げる“必須の施策” と言えます。
■ 案内文に盛り込む場所はどこが最適？
案内文の中で 「オンライン参加の注意事項」 の項目に入れるのがベストです。
構成例：
【オンライン参加の方へ】
・開始5分前までにアクセスしてください
・安定したインターネット回線を推奨
・イヤホンまたはスピーカーをご準備ください
・事前テストURLで入室・音声チェックをお願いします ←この位置が最適！
このようにすることで、
参加者が見逃さず、自然に事前確認してくれます。
■ オンライン参加者向けの「事前入室チェック」の重要性
ハイブリッドイベントでは、オンラインプラットホーム（Zoom・Teams・YouTube Liveなど）を使い慣れている参加者も多い一方、デバイスや環境の違いによって当日トラブルが発生するケースは少なくありません。「入室できない」「音が聞こえない」などの問題は、参加者自身の設定が原因であることも多く、イベント開始直前のサポートが集中しがちです。
そのため運営側としては、事前に「入室確認URL（テストURL）」を発行し、参加者にアクセスしてもらう仕組み を必ず用意することが重要です。このテストURLでは、入室可否、音声の再生、映像の確認などが行え、当日のトラブルを大きく減らす効果があります。オンライン操作に慣れている参加者であっても、会社のセキュリティ設定やデバイスの仕様により接続できないケースがあるため、全員に案内する価値があります。
案内文には、オンライン参加の注意事項の中に
「事前入室チェック用URL」
を明記し、アクセスを促すだけで、運営効率と参加者満足度は大幅に向上します。
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