プロが語るイベント運営完全ガイド
企画から当日の運営まで“抜け漏れゼロ”で進めるイベント解説
イベントを開催しよう！と思った瞬間から、実際に当日を迎えるまでには、意外とたくさんのステップがあります。
「やる気だけでなんとかなるでしょ？」というノリで進めてしまうと、告知が遅れたり、当日に機材が足りなかったり、司会コメントがグダグダになったり…と、あとで冷や汗をかく羽目に。
そこで今回は、
これだけ押さえておけば大失敗はしない“イベント開催の流れ”
を、カジュアルに、でも本格的にまとめてみました。
社内懇親会・表彰式・セミナー・ハイブリッドイベントなど、ジャンルを問わず応用できる内容です。
① まずは「企画」から。テーマと目的をハッキリさせる
イベントは、企画の段階でほぼ70％成功が決まる、と言われるほど大事な工程です。
特に押さえたいのは以下のポイント。
- イベントの目的は何？
例：社員同士の交流、商品のPR、知識提供、顧客ロイヤリティの向上 など - ターゲットは誰？
例：20代中心の社内メンバー、顧客、経営層、一般参加者 など - 規模感はどれくらい？
例：30名／100名／500名 など
目的がフワっとしているまま進めると、企画がどんどん散らかっていきます。
「結局何のためのイベント？」となると、お金も時間もムダになりかねません。
ここでは「こんな世界観のイベントにしたい」というイメージと、「達成したい目標」をセットで持っておくのがコツです。
② 開催場所を決める。リアル or オンライン or ハイブリッド？
企画の方向性が固まったら、次は“会場探し”。
ここが意外と時間かかります。
さらに最近は、オンラインとオフラインを組み合わせたハイブリッドイベントも増えているので、より選択肢が広がっています。
リアル会場選びのポイント
- アクセスしやすいか（駅近は正義）
- 懇親会なら「飲食可」会場か
- プロジェクター・音響など設備の有無
- その会場のスタッフがどこまで手伝ってくれるか
オンライン会場（配信環境）のポイント
- ネット回線の安定度
- 配信機材がどこまで揃っているか
- 外部機器の持ち込み可否
- 配信サポートがあるか
ハイブリッドなら…？
ここが一番要注意。
会場の設備だけでなく、オンライン用に音響・カメラ・配信オペレーターが必要になります。
「会場のスピーカーの音がオンラインに乗らない」
「参加者の声だけ反響する」
といったあるあるトラブルは、この段階の準備が弱いパターンです。
③ 告知する。ターゲットに届く導線をつくる
イベントの存在を知ってもらわなければ、そもそも人は集まりません。
告知の基本はこの3つ。
- いつ・どこで・何をするか明確にする
- メリット（参加する理由）を提示する
- 申し込みページの導線をわかりやすくする
とくに社内イベントの場合でも、“参加したくなる理由”を書くと参加率が上がります。
例：
「表彰式でサプライズ演出あり！」
「豪華景品あり」
「普段話せないメンバーと交流できる」
たとえ小さなことでも、興味を持ってもらうことが大切。
④ 参加者管理をする。ここが意外と手間！
参加者管理は、地味だけど超重要な工程です。
- 出欠の確認
- リマインドメール送付
- 役職者の席配置
- 当日の受付リスト作成
- オンライン参加者のURL管理
- 職位による案内の違い etc…
規模が大きいほど管理が複雑になり、
「誰に送った？」「返信来てたっけ？」
と混乱しやすいところ。
Googleフォームやイベント管理ツールを使うだけで、落ち着いて整理できるようになります。
⑤ 運営マニュアルを作る。属人化を避けるために必須
イベントは当日になってみないとどうなるか分からない部分も多いですが、
マニュアルがあると、想定外のトラブルでも対応しやすいです。
マニュアルに入れるべき内容はこんな感じ。
- 当日の流れ（ざっくり版）
- 会場レイアウト
- 音響・映像の接続図
- 使用する機材一覧
- 配信手順（ハイブリッドの場合）
- 受付の対応手順
- トラブルシューティング
「マニュアル作りってめんどくさい！」
と思うかもしれませんが、これがあるだけで“運営力のレベル”が一気に上がります。
⑥ 会場の下見（ロケハン）をする。現場を見ないと分からないことが多い！
ロケハンは、絶対に行ったほうがいい工程。
会場の写真を見ただけだと、分からないことが山ほどあります。
- 当日の導線はどうなっているか？
- 電源の位置は？
- 音の響き方は？
- 会場のスタッフはどこまで協力してくれるか？
- 配信スペースは確保できるか？
- 控室や荷物置き場はあるか？
特にハイブリッドイベントの場合、
“音とカメラの位置”は現地でしか判断できません。
ロケハンをしているかどうかで、当日のスムーズさがまったく違います。
⑦ 必要な機材を整える。忘れ物は致命傷になる
イベント運営の中で、最もトラブルが起きやすいポイントがここ。
「機材が足りない」
「ケーブルの長さが足りない」
「持ってきたカメラが会場のモニターに映らない」
などは、本当に良くある話です。
主な機材リスト例：
- 音響（ミキサー、マイク、スピーカー）
- 映像（カメラ、スイッチャー、キャプチャー）
- PC類
- 延長ケーブル／電源タップ
- 配信関連（インターフェース、バックアップ回線）
- モニター（司会用・登壇者用）
「プロに依頼したほうが早い！」と感じる方が多いのも、この工程が大変だからです。
⑧ 司会台本を作る。イベントの“質”を決める大切な要素
司会がしっかりしていないと、
イベント全体が締まらなかったり、グダグダな印象になってしまいます。
台本に盛り込むべき内容は、
- 開会コメント
- イベントの趣旨説明
- プログラム案内
- 受賞者紹介（表彰式の場合）
- ゲームや企画の説明
- エンディングコメント
- タイムキープの目安
ここをしっかり作るだけで、
イベント全体の完成度が一段上がります。
⑨ 当日のタイムスケジュールを作る。全スタッフが同じ時間軸で動くために必須
タイムスケジュールはイベントの“設計図”です。
- 機材搬入の時間
- リハーサル時間
- 本番スタート
- 転換（プログラム切り替え）
- 写真撮影のタイミング
- 懇親会スタート
- 撤収開始／完了時間
すべてを時系列で書き出し、
“スタッフ全員が同じスケジュールを共有している状態”を作るのが重要。
これだけで、当日の混乱がほぼゼロになります。
まとめ：イベント開催は「事前準備」で成功が決まる
イベントの現場は、
「準備が8割」と言ってもいいくらい、事前の段取りが命です。
今回の9つのステップ
- 企画する
- 開催場所を決める
- 告知する
- 出席者管理をする
- 運営マニュアルを作る
- 下見をする
- 必要な機材を整える
- 司会台本を作る
- タイムスケジュールを作る
これらをしっかり押さえれば、
どんなジャンルのイベントでも失敗しにくくなります。
そして何より、イベントは“準備時間も含めて楽しむ”ことで、
結果的に参加者の満足度も高いものになります。
**イベント準備が“面倒すぎる”と感じたあなたへ
ここまでイベント開催の流れを読み進めてきて、
- やることの多さに気が遠くなった
- 正直、自分で全部やるのはムリ
- 本業と両立できる気がしない
- 配信・機材関連がサッパリ分からない
- 当日のトラブルが怖すぎる
と、少しでも“面倒だな…”と感じた方へ。
イベント運営の大変さを知っているあなたは正しいです。
実際、イベント準備はやればやるほど「こんなに工程あるの!?」と気付くもの。
そこでおすすめしたいのが、
イベント配信・運営を専門で行う弊社（https://online-kikaku.tokyo/）に丸ごと任せる方法。
「プロに頼むのは高いんじゃない？」
と思うかもしれませんが、実は コスパの面でも、成功率の面でも、圧倒的に“任せた方が得” というケースがほとんど。
ここからは、あなたがイベント準備で感じるストレスを、どれだけ弊社が解消できるのかを徹底的にお伝えします。
1. まず、イベント準備は“予想の10倍”大変です
イベント開催までの作業はざっと挙げても、
- 企画・構成
- 会場探し
- 告知文作成
- 出席者管理
- ロケハン
- 機材手配
- 配信設定
- 音響設定
- 映像スイッチング
- 司会台本作成
- 当日の進行管理
- 撤収と報告
…と、やること多すぎます。
しかもハイブリッドイベントの場合は
- オンライン参加者への音声ミックス
- カメラ切替
- 配信トラブルへの即時対応
- 音ズレ・配信遅延の調整
など、専門知識がなければ絶対にできない工程も多数。
会社の総務担当・若手社員・イベント委員会だけで進めようとすると、確実に疲弊します。
だからこそ、プロのサポートが必要なんです。
**2. 弊社に依頼するメリット①
企画段階から“イベントの正解ルート”を最短で提示できる**
弊社は数百件以上のイベント運営・配信を経験してきたプロ集団。
そのため、企画段階から
- その内容ならこの会場が最適です
- その人数だと司会台本はこう組むとスムーズです
- この音響設備では配信が不安なので、補強します
- 表彰式ならここでカメラを切り替えたほうが盛り上がります
など、“最適解”を即座にご提案できます。
つまり、
あなたが迷う時間をゼロにできます。
**3. 弊社に依頼するメリット②
機材問題を丸ごと解決できる（これはマジで大きい）**
イベントで一番事故につながりやすいのが機材関係。
- 音が出ない
- マイクだけハウリング
- カメラが映らない
- ZOOMに音が乗らない
- 会場の端だけWi-Fiが弱い
- モニターへの出力が合わない
こういうトラブルは、素人が当日に直すのはほぼ不可能です。
弊社なら、
- 業務用カメラ
- プロ用音響ミキサー
- スイッチャー
- 配信インターフェース
- バックアップ回線
- 予備バッテリー
- 予備マイク
などフルセットで準備します。
さらに、現地で会場設備と相性が悪い場合は、その場で調整や機材チェンジができます。
つまり、
“音が出ない事故”や“配信止まる事故”をほぼゼロにできます。
これは本当にプロにしかできません。
**4. 弊社に依頼するメリット③
ロケハンから本番まで同じチームで担当するので安心感が段違い**
弊社は、ロケハン（下見）から本番まで、
- 同じ現場スタッフ
- 同じ配信エンジニア
- 同じ担当ディレクター
で対応します。
このスタイルのおかげで、
- 現場の癖を把握したスタッフが当日も担当
- 会場スタッフとの事前打ち合わせを踏まえて本番を進行
- 本番直前のトラブルにもすぐ対応
と、連携ミスや引き継ぎ漏れが起きません。
イベントでありがちな
「当日だけ別スタッフが来て、何も分かってない…」
という不安は一切不要です。
**5. 弊社に依頼するメリット④
司会進行・台本づくりも丸投げできる**
イベントの雰囲気づくりで一番大事なのは司会。
しかし、
- 原稿を書くのが苦手
- どこで拍手を促すの？
- 表彰式の呼び込みはどうする？
- ZOOM参加者への声がけはどう表現したらいい？
- 企画の説明パートが長くなりすぎる
など、自分たちだけで作るのはなかなか大変。
弊社では、イベントの目的・参加者層・会場規模・プログラム内容を読み取って
まるごと司会台本の作成まで行います。
もちろん、当日も隣で進行管理をサポート。
“グダグダ感ゼロ”のイベントをつくることができます。
**6. 弊社に依頼するメリット⑤
コスパが本当に良い（むしろ安いケースが多い）**
「プロに依頼すると高いのでは？」
と思う人が多いですが、実際はその逆。
自社でやると、
- 機材レンタル費
- 会場の追加費用
- 社内スタッフの人件費
- トラブルによる延長費用
- 配信事故による再開催コスト
- 当日の混乱による評判低下
など、見えないコストがどんどん膨らみます。
弊社なら、
必要な機材・スタッフ・配信サポートが全部コミコミの“明朗料金”。
URLにもあるとおり（https://online-kikaku.tokyo/）
“手の届く値段でプロクオリティが手に入る”のが強みです。
結局のところ、
最初からプロに頼んだほうが費用対効果は高い。
これがイベントの現実です。
**7. 弊社に依頼するメリット⑥
当日のトラブルも丸ごと対応（参加者に気づかせないレベル）**
イベント運営経験が浅いと、当日はどうしてもバタバタします。
- 音が急に小さくなる
- スライドが表示されない
- オンライン参加者の声が入らない
- 動画がカクつく
- 喋る人の位置が悪い
こういう“小さなトラブル”が積み重なると、
イベント全体の質が一気に下がります。
弊社は当日の進行・音響・映像・配信をすべて管理するため、
問題が起きても即座に裏で修正。
参加者に気づかせません。
これはプロにしかできない技です。
8. 結論：イベント準備が面倒だと感じたら、もう任せたほうがいい
イベント運営は、やることが多く、失敗が許されない世界。
だからこそ、
「面倒だな」
「自分たちでやるのは負担が大きすぎる」
と感じたなら、頼ったほうがいいです。
弊社（https://online-kikaku.tokyo/）に依頼すれば、
- やることは最小限
- トラブルゼロ
- プログラムはスムーズ
- 参加者満足度は高い
- コスパも良い
- 何より、あなたがラク
という状態になります。
イベントは「準備がストレス」ではなく、
「成功して楽しかった！」と感じてもらうのがゴール。
そのために、私たちがいます。
オンライン映像配信・ハイブリッドイベント専門サポート 
