違和感のあるイベントを制作してしまう代理店とは？
担当者が未熟・打ち合わせが不明瞭・進行表が来ない惨劇。そんな代理店はいりません。まずは弊社にご相談ください。
イベントの成功は「事前準備」「コミュニケーション」「当日の運営体制」がすべてです。
しかし現実には、イベントを代理店に依頼したにもかかわらず、なぜか不安ばかりが積み重なっていく“違和感のあるイベント制作” に巻き込まれてしまうケースが後を絶ちません。
この記事では、実際によくある “失敗する代理店の特徴” と “起こりがちなトラブル”、そして なぜ弊社に相談すべきなのか を、経験に基づいて丁寧に解説します。
イベントの現場で毎週のように起きているリアルな話なので、代理店選びの参考にしていただければ幸いです。
■ 違和感その①：担当者が明らかに未熟
イベント代理店の担当者が未熟な場合、最初から違和感が生まれます。
・質問しても答えが曖昧
・「持ち帰って確認します」が多すぎる
・専門用語を知らない
・やりたい企画の意図を理解していない
・提案が表面的で“誰でも思いつくレベル”
このような担当者に当たってしまうと、せっかくイベントを頼んでいるのに、逆に**「こちらがサポートしないと進まない」**という状態に陥ります。
本来、代理店とは
クライアントの企画を正しく理解し、最適な手段で形にするプロ集団
であるべきです。
経験の浅い担当者が現場のことを理解しないまま制作を進めると、後で必ず破綻が出ます。
特にハイブリッドイベントや社内向けのセミナーでは、細かい段取りや技術的な把握力が問われるため、担当者の力量不足はそのまま失敗につながります。
■ 違和感その②：クライアントとの打ち合わせが不明瞭
未熟な担当者が引き起こす代表例が 打ち合わせの不明瞭さ です。
・議事録を出さない
・話した内容が毎回変わる
・必要事項が漏れている
・当日のイメージが共有されない
・決めごとが曖昧なまま進む
イベントは「段取り8割」とも言われますが、その段取りが不明瞭なまま制作されていくと、現場では必ず混乱が起きます。
特にオンライン要素を含むハイブリッドイベントでは、
・配信プラットフォーム
・接続テスト
・音響/映像のルーティング
・照明の同期
・登壇者の導線
など、細かな情報を事前に詰めなければいけません。
しかし不明瞭な代理店は、事前の精査をすべてクライアント側に任せてしまいがち。
その結果、打ち合わせのたびに話が変わり、誰も全体像を把握できないまま当日を迎える、という恐怖の流れが生まれます。
■ 違和感その③：進行表が当日ギリギリまで来ない“惨劇”
イベント業界で最も多いクレームが
進行表が前日になっても出てこない問題
です。
進行表とは、イベントの骨格であり、出演者・司会・音響・照明・配信スタッフすべてが同じ理解のもと動くための“設計図”です。
これが当日まで出てこないというのは、住宅なら「図面が無いまま棟上げをするようなもの」です。
・時間割が不明
・VTRのタイミングが不明
・登壇者の導線が不明
・音響のキッカケが不明
・配信の切替ポイントが不明
現場はもはや事件レベルの混乱に陥ります。
進行表が前日に届く代理店に共通するのは、
①制作段階で整理ができていない
②経験不足で修正に時間がかかる
③そもそもイベント全体を理解できていない
という点です。
こういった代理店が作るイベントは、当日に事故リスクが非常に高くなります。
■ 違和感その④：当日もバタバタして落ち着かない
イベント当日に代理店がバタバタしているのは、事前準備が不十分な証拠です。
・台本の変更が止まらない
・ケーブルの配線が間に合わない
・司会者との打ち合わせが当日に発生
・ゲスト対応まで現場で決めている
・映像のデータ形式が合わず差し替え作業
これらは全て事前に解決できる内容です。
プロの現場では
当日は「確認と微調整しかしない」
という状態が理想です。
ところが違和感のある代理店ほど、準備不足を当日のスタッフの頑張りでごまかそうとします。
その結果、イベント中に事故が起こり、クライアントが冷や汗をかく羽目になります。
■ 違和感その⑤：必要機材の準備が抜けている
実はこれが最も危険です。
・マイクの本数が足りない
・プロジェクターの明るさが合わない
・オンライン配信用のアカウントを用意していない
・プロ仕様機材を理解していない
・配信用PCが非推奨スペック
こういった抜け漏れは、未熟な代理店ほど頻発します。
機材は「ある・ない」の問題だけではなく、
・相性
・電源容量
・ケーブルの種類
など見えない要素が山ほどあります。
これを理解していない代理店に依頼すると、当日に「実は接続できませんでした」という最悪の状況が起こります。
■ 結論：こんな代理店はいりません。まずは弊社にご相談ください。
イベントは一度きり。
失敗すると取り返しがつきません。
次のような違和感が少しでもあるなら、その代理店は避けたほうが良いでしょう。
・担当者の知識が浅い
・打ち合わせが曖昧
・進行表が遅い
・当日も落ち着きがない
・機材の理解が不足
イベント制作は「代理店の能力」で成功率が大きく変わります。
クライアントの負担を減らし、スムーズかつ安定したイベント運営を実現するには、経験豊富な専門チームが必要です。
弊社では、
・綿密な事前打ち合わせ
・明確な進行設計
・必要機材の完全リストアップ
・当日の安定運営
・ハイブリッド配信の技術サポート
すべてをワンストップで対応しています。
イベントで不安や違和感を感じたら、ぜひ一度ご相談ください。
最初のヒアリングから当日運営まで、安心して任せられるイベント制作をご提供いたします。
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