｜失敗しないための注意点をカジュアルに解説
イベント企画は「ワクワクするアイデアを形にする仕事」でもあり、「小さなミスが大きなトラブルにつながる仕事」でもあります。経験者ならわかると思いますが、段取りの悪さや調整不足で、当日に冷や汗をかく…なんてことも珍しくありません。
この記事では、イベント企画で絶対にやってはいけないNG行動を、できるだけカジュアルな語り口でまとめました。企業イベント・懇親会・表彰式・カンファレンス・ハイブリッドイベントなど、どんなジャンルにも共通する内容です。
「なんとなくいつもバタバタしてしまう…」
「どこで失敗しているのかわからない…」
そんな企画担当の方は、ぜひチェックしてください。
■NG①：目的が曖昧なまま企画を進める
これはイベント企画の”あるある失敗”の代表です。
「とりあえず去年と同じ内容で」
「みんな楽しめる感じで」
こんなふわっとした状態で進めると、ほぼ確実に迷走します。
イベントは、目的が明確であればあるほど成功に近づきます。
たとえば…
- 社員同士の交流が目的？
- 新商品の体験が目的？
- 会社ビジョンの浸透が目的？
- 採用イベントとして興味喚起が目的？
目的が異なれば、構成・コンテンツ・時間配分・必要な機材まですべて変わるため、曖昧な目的は「当日の空気が締まらず、伝わらず、盛り上がらない」という最悪の結果を招きます。
目的設定こそイベント企画の出発点。
ここを適当にすると、全部がブレ続けます。
■NG②：ターゲットを決めないまま内容を作る
次によくあるのが「誰のためのイベントなのか」が曖昧なケース。
大人向けと学生向けでは演出も説明の濃度も変わります。
役員が参加する会と20代がメインの会ではテンションが変わります。
ターゲットが決まらないと、次のようなズレが発生しがちです。
- 内容が堅すぎて若手に刺さらない
- カジュアルすぎて上層部から「ふざけてる？」と思われる
- オンライン視聴者に伝わらない構成になる
- 対面組とオンライン組の満足度の差が大きくなる
イベントは「誰に一番喜んでほしいか」を明確にしないと、全方向に薄まった中途半端なイベントになります。
■NG③：情報共有が遅い・足りない
イベントは「チーム戦」。
でも、企画者が情報を抱え込んでしまい、当日になって
「聞いてない！」
「そんな変更あったの!?」
というトラブルが続発するパターン、実はめちゃくちゃ多いです。
特にNGなのは次のような行動：
- 台本の更新を共有しない
- 登壇者への案内がギリギリ
- 司会とオペレーターで認識が違う
- 会場スタッフに必要情報が届いていない
- オンライン配信スタッフと画面演出の連携が取れていない
情報共有が遅れるだけで、当日の判断が追いつかず、
スタッフ全員がバタバタする“最悪の現場”が完成します。
GoogleスプレッドシートやNotionでリアルタイム管理すると改善します。
■NG④：スケジュール管理を軽く考える
「とりあえず当日うまく動けばいいでしょ」
…これは、イベント初心者がやりがちな発想です。
イベントは、スケジュール管理が甘いと破綻します。
- 会場入りの時間がギリギリ
- リハーサルの時間が足りない
- 映像・音響チェックができない
- ケータリングの配置が間に合わない
- オンライン側の接続テストを後回しにする
- 司会の読み合わせができない
スケジュール管理は、想定の1.5倍くらい余裕を見るのが基本。
特に配信を伴うハイブリッドイベントは、機材トラブルが起きる前提で組むべきです。
■NG⑤：ハイブリッドイベントでオンライン側を軽視する
最近増えている「リアル×オンラインのハイブリッドイベント」。
これが一番大変です。
よくあるNGがこちら：
- 会場の音声がオンラインに届いていない
- スライドが見えない
- カメラが固定で誰が話してるかわからない
- 質疑応答のオンラインコメントを拾わない
- 配信の遅延を考慮しない
会場を盛り上げるのも大事ですが、オンライン視聴者は少しの不具合でもすぐ離脱します。
リアルとオンラインの両方を満足させるのは、実はプロでも難しい領域。
視聴者目線での設計が欠けると、一瞬でクレームがきます。
■NG⑥：設備や機材の難易度を甘く見てしまう
イベントを失敗させる理由の大半は「機材トラブル」です。
特にNGなのは、
- 会場の設備を事前に確認しない
- 使ったことのない機材を当日いきなり使う
- オンライン配信をPC内蔵マイクでやろうとする
- 映像切り替えを素人が担当する
- 音響ミキサーを触れる人がいない
など。
イベントの司会進行は順調でも、
音が出なければイベントは成立しません。
照明が暗ければ撮影も台無し。
配信が落ちればオンライン参加者は即離脱。
「とりあえずなんとかなるっしょ」で成功した例は、ほぼゼロです。
■NG⑦：会場動線や受付まわりを設計しない
リアルイベントで起きがちなNGがこちら：
- 受付が渋滞する
- 案内表示が少なく迷子が続出
- クロークが足りない
- トイレの位置がわからない
- 参加者がどこに座ればいいかわからない
特に受付動線が悪いと、来場者のテンションが下がります。
「どこに並べばいいの？」
「QRコードどこで出すの？」
こういった最初のストレスが、その後の満足度に影響するので、
動線設計は軽視できません。
■NG⑧：コンテンツが長すぎる・説明が多すぎる
イベント企画者がやりがちなのが、
「詰め込みすぎ問題」
です。
- スピーチが長い
- 企画を盛り込みすぎて間延びする
- 説明ばかりで退屈
- 動画がやたら長い
- 休憩が少ない
イベントは集中力が持ちません。
特にオンライン参加者は、数分で離れます。
「この内容、本当に必要？」
「もっと短く要点を伝えられない？」
これを常に問い続けると、満足度が上がります。
■NG⑨：アンケートを取らない・振り返りをしない
イベント後にアンケートを取らないのはNGです。
改善ポイントが見えず、次回も同じ失敗を繰り返すことになります。
- 司会のテンポ
- 音響の聞きやすさ
- 企画コンテンツの満足度
- オンライン環境の快適さ
- 会場案内のわかりやすさ
これらを毎回分析することで、次回のクオリティは確実に上がります。
■NG⑩：全部を社内スタッフだけでやろうとする
これも多くの企業が陥るNGです。
イベントは本来、
企画・運営・音響・配信・受付・進行管理
など、複数の専門領域が絡みます。
それを「全部うちのスタッフでなんとかなるでしょ」と考えると、
- 本業に支障
- 担当者の負担が爆増
- 現場でテンパる
- 配信事故が起きる
- 余裕がなくなりミスが多発
- スタッフが疲弊しきる
という悪循環に。
特にハイブリッドイベントは、専門器材・オペレーションスキル・トラブル対応力が必須なので、プロに任せる方が結果的に効率的です。
プロに依頼すると…
- 適切な音響・配信機材を提案してくれる
- 効率の良い進行方法を組んでくれる
- 想定トラブルを事前に潰せる
- スタッフが「当日の運営」に専念できる
- 準備のストレスが激減する
結局のところ、多少費用がかかっても 社内の業務が滞らずイベントの質も上がる ため、「外部に頼む」という選択は十分に価値があります。
■まとめ｜NG行動を避けるだけでイベント成功率はグッと上がる！
イベント企画でやってはいけないNG行動をまとめると…
- 目的が曖昧
- ターゲットを決めない
- 情報共有が雑
- スケジュールが甘い
- オンライン参加者を軽視する
- 機材の難易度を甘く見る
- 動線設計をしない
- コンテンツを詰め込みすぎる
- アンケートを取らない
- 全部を社内だけでやろうとする
たったこれだけのNGを避けるだけで、イベントの満足度は大きく変わります。
イベントは「段取り70%・当日30%」。
企画段階でどれだけ丁寧に準備できるかが成功のカギです。
