オンラインイベントを企画する時のポイント

オンラインイベントは、社員同士のコミュニケーション不足を解消するため、会社への帰属意識を高めるため、など同じ時間を共有する目的で企画されることが多くあります。コロナ禍で働き方、生活の仕方が大きく変わり、今までなら同じオフィス内で会話していたことが画面越しのオンラインに変わり、同じ空間で一緒に食事をする機会や会議をする時間も大幅に減ったことが影響されていると思います。

オンラインイベントを企画することは、このような状況を打破するためにはうってつけのツールです。You TubeやZoomを駆使して自社でオンラインイベントを開催する方、機会が苦手だからイベント会社に丸ごとお願いする方、イベント会社と一緒に作りあげる方…など様々なケースがあります。

今回はオンラインイベントを企画する上でおさえておきたいポイントをいくつかご紹介していきたいと思います。イベントを企画する時に、企画内容・時間・参加人数・準備物・予算…など様々な点を考えながら企画していきますが、リアルイベントと同じような内容と進行で進めるのはおススメできません。

ここではオンラインイベントの企画に必要なポイントをご紹介していきます。

 

【オンラインイベントとオフラインイベントの違い】

オンラインイベントを企画する時、オンラインとオフラインの違いを理解してから企画を始めましょう。同じイベントですが、オンラインとオフラインでは大きく異なる点があります。

それは「環境の違い」です。

今までのオフライン(リアル)イベントでは、イベントに参加する人が全員同じ場所(ホテルや会議室等)に集合し、会話をしたり、食事をしたり、講演をしたり、など同じ場所で同じ時間を共有する環境が整っていました。この同じ時間というのが、みんなで集まって何かをしているという一体感や参加した気持ちが得られ満足感に繋がっていました。指定された場所に行き、決まった時間を過ごす、サボっているとばれる!という意識も働くなど、半ば強制的なイベントでもありました。

しかし、オンラインイベントは、ネットが繋がればどこからでも(家・オフィス等)入ってくることができます。例えば、家でテレビを見ながらでも、電車で移動している時でも、ベッドで横になりながらでも、どんな格好でも、友達と過ごしていても、どのような状況でも参加することができます。配信状況によってはアーカイブが残るので、指定された時間に視聴できなくても後から見ることができるなど時間の制約もあまりなく、自由に過ごすことができます。

オンラインとオフラインの環境の違いは、イベントを企画する上でとても必要な内容になりますので、これを踏まえ企画をしていくことが望ましいと思います。

 

【オンラインイベントを成功させる3つのカギ】

①テーマ設定

開催するイベントのテーマを設定しましょう。

例えば、社内レクリエーションとしてイベント企画する場合は、参加者と交流を深めたりゲームをしながら一緒に考えるような内容に、企業イベントなら参加者に興味を持ってもらえるような内容や親子で参加ができるなど企業のカラーに合わせてテーマを設定していきましょう。

 

②登壇者の発表内容 / ゲーム内容

〈登壇者に依頼する時〉

セミナーや講演をお願いする場合、イベント企画側がどのような内容が興味をもってもらえるか、楽しんでもらえるか等をリサーチしてからお願いするようにしましょう。毎回定番だから…何となく流行っているから…ではなく、企画したイベント内容に合うもの、参加者がためになる!また参加したい!と思える内容を選ぶようにします。

イベントは、

・新規顧客の獲得

・顧客のCSの向上に

・サービスの認知度アップのために

・顧客同士の交流の場に

等、今後の発展に役立てるように企画し開催します。そのため、参加している年齢層などにも配慮して決めていきたいですね。

例えば、SDGsなどよく聞かれる言葉ですが、実際にはどのような内容かよくわかっていない人がほとんどだと思います。それをセミナーや講演で取り上げることでSDGsは聞いてみたかったから参加しよう→参加して良かったと感じたらどこの会社が主催したんだろう→会社や事業内容に興味を持つ→他の人にもすすめてみよう…といいサイクルが出来上がりますね。

企画するイベント内容にもよりますが、セミナーや講師の方を招く場合は題材もとても大事なこととして覚えておきましょう。オンライン、オフラインに関わらず大切ですよ。

オンラインの講演をお願いする際は講師の方がいままでにオンラインでセミナーを開く、講演をした経験があるか確認します。初めて行う方には、通信環境のチェックはもちろんのこと、音声や映像、操作方法などもレクチャーできると良いでしょう。以下に注意したい確認事項をまとめました。

【オンラインイベントで講演をするときの注意点 zoomの場合】

・運営側のパソコンと講演者のパソコンが繋がるか

・音声、映像(お互いの顔)共にクリアになっているか

・画面共有などで資料を見せることができるか

・webカメラやヘッドセットなどを使用している時は設定画面から変更しているか

基礎的な内容になりますが、意外と見落としていることがありますのでひとつひとつ確認しながら進めてみてください。

〈ゲーム〉

オンラインイベントでゲームを行う際はちょっと工夫が必要です。冒頭にもお伝えした通りオンラインとオフラインでは環境に大きな違いがあるので、オフラインと同じゲームでは盛り上がりに欠けてしまうこともあります。

オンラインでも代表的なゲームは「ビンゴ」ゲームです。

リアルイベントにもよく登場しますが、とても優秀なゲームですね^^ゲームの説明をしなくてもできる、という所がオンライン、オフラインを通じて人気が高い理由かもしれません。誰でも一度は会社のイベントや結婚式の二次会などで経験したことがあるのではないでしょうか。単純で簡単なゲームほど参加しやすいので全員で楽しむことができるのも特徴です。

zoomを使ったオンラインイベントでビンゴ大会を行った時の様子をご紹介します。

〇ビンゴアプリを携帯で起動

起動したアプリをzoom画面から数字を見せてビンゴになる人を待ちました。ビンゴになったら挙手マークを押してもらうかチャットで知らせてもらう等の方法で10名ビンゴになるまで続けました。思いのほか皆さんが順応されていて画像が乱れたりフリーズすることなくスムーズに進めることが出来ました。

景品は画面共有などでスライドで見せておくのがおススメです。景品の渡し方は、トランプを1~10まで用意しておき、好きな数字を選んでもらいました。景品は後日の郵送になりました。時間があれば景品を当たった人の中から上位3名にコメントをもらったりするのもおススメです。

〇注意点

・ビンゴカードの配り方

オンライン参加の場合は事前にビンゴカードを郵送する必要があります。そのまま送ることが多いと思いますが、オンラインイベント用に料理や飲み物を宅配できるサービスが登場しています。料理や飲み物と一緒にビンゴカードを入れて送れば特別な演出にもなりますし、一緒に同じ料理を楽しむことで一体感を感じてもらうことができます。

・時間配分

ビンゴはいつビンゴになるか分からないのが少々難点です。そのため1人目のビンゴが出るまではどんどん進めていきましょう。ゲーム時間は、参加者の集中力などを考えると30分ぐらいがおススメです。飽きさせないような演出もしていけるといいですね。

・確認するスタッフ

ビンゴになった人を探すのは人数が多ければ多いほど大変になります。100名近いイベントで一人で探すのは見落としに繋がりますので、3~4名ぐらいのスタッフを割り当てるようにしましょう。また、読み上げたビンゴの数字が分からなくなる人もいるので、途中で今まで出てきた数字を読み上げる、又は数字を記入したデータを画面共有などで見せる、など工夫をしてみてください。

・景品

オンラインイベントの場合は、景品を直接手渡しすることができないので、当たった人の名前や部署を必ず確認し、後日郵送ができる準備をしておきましょう。

 

ビンゴは個人戦のゲームでしたが、オンラインでもチームを作ってゲームを行うことも可能です。zoomにはブレイクアウトルームという個々に部屋を作成することができます。あらかじめAチーム、Bチーム…などチームを作っておき、時間になったら参加者を決まった部屋に移動させます。そしてチーム内で話し合ってゲームをクリアしていくのです。オンラインの中でもチームやグループを作ることができるのはとても便利な機能です(Teamsでも可能です)

 

③運営

特に運営については、うまくいかないとオンラインイベント自体が開催できないことに繋がるので、入念な準備が必要です。

まずはネット環境です。インターネット回線を介してオンラインイベントが実施されますので、回線の強弱が開催の成否に関わります。まずはオンラインイベントを開催する場所の回線チェック(スピードチェック)を行い、数値で表せるようにしておきます。安定感を出すためにもWi-Fiではなく有線を使用する前提で考えておきましょう。

また、外部業者を入れてのオンラインイベントを企画している場合、社内ネットワークに外部業者が入れない可能性があります。セキュリティ上の問題で外部からの侵入ができないように設定している企業が多いので、イベント企画をした段階で必ず会社に確認をとっておきましょう。セキュリティがかかっている場合は、

・事前申告でその日だけ外部業者が入れるように設定する

・その日だけ光回線を入れるなど

対処方法も併せて準備をしておくと企画がスムーズに進みます。

 

こちらは視聴者側、主催者側からみたオンラインとオフラインイベントについてまとめてみました。

視聴者から見たオンラインとオフライン

        オンライン             オフライン(リアル)

〈時間〉   リアルタイム or アーカイブ      リアルタイム参加のみ
〈場所〉   ネットに繋がればどこからでも     会議室やホテルなど指定された場所
〈参加環境〉 家・オフィスなどバラバラ       同じ場所
〈コスト〉  参加費                参加費+移動時間

主催者から見たオンラインとオフライン

        オンライン             オフライン(リアル)

〈時間〉   リアルタイム配信 or 録画配信      リアルタイム参加のみ
〈場所〉   完全オンライン or 会議室やスタジオ   ホテルなどアクセスのよい場所を選択
〈公開範囲〉 公開・限定公開など様々な選択肢    会場に足を運んだ人のみ
〈コスト〉  You Tube zoomなどプラットホーム代  イベントスペース・スタッフ・料飲・

配信スタッフ・配信機材        交通費

 

【オンラインイベント当日の役割分担】

イベントの企画内容が固まったら、当日の役割分担を決めていきます。例えば下記のようなことが考えられます。

・You Tubeやzoomのライブ配信をコントロールする

・配信チェック(正常に動いているか別のPCやスマホでチェックする等)

・質問がある場合、質問事項の確認やピックアップ、集計

・タイムキーパー

司会者

・トラブル時のお知らせ&対応するスタッフ

・撮影するカメラマン

等が必要な項目になります。企画したイベント内容がゲームなどを盛り込んでいたら、ゲームに対応するスタッフ(ゲーム問題を出す、集計する、景品準備、等)も必要になってきます。企画した内容によってしっかりとスタッフを割り当てるようにしましょう。

オフラインイベントでは、同じ空間に企画者も参加者もいたので、話し合いながら、その場の状況に応じて対応するなどできましたが、オンラインでは同じ場所にいないので、オフラインイベント時以上に事前準備に時間をかける必要があると思います。

では、オンライン上で運営側がコミュニケーションをとるのにやっておいて良かった事をお伝えしましょう。

◆スタッフ用(登壇者がいれば含む)のチャットグループを作成しておく

スタッフ専用のチャットグループを常に開いておけば、進行具合の確認、トラブル時の情報共有、トラブルに対応した状況などをスタッフ全員で把握することができます。

グループチャットには普段から使っているもの、みんなが使いやすいものを選択しましょう。使い慣れないものは、緊急の時にうまく使いこなせないので注意して下さい。LINE、Skype、ハングアウト…など無料で使えるアプリも多数出ているので、チェックしてみましょう。