オンラインイベント開催時の依頼~準備まで

オンラインイベント配信の準備

昨年に引き続き、政治家パーティーのオンライン配信のご依頼を頂きました。初めてYou Tubeで配信をした結果、たくさんの方々から反響があったそうです。全国から支援者を集めることが難しいため、配信を使ってより多くの人にご参加頂くことができました。最近オンラインイベントを開催すると、参加できないと思っていたので配信があって良かった、普段会えない人に近くで会えて嬉しかった、使い方が簡単だったのですぐに参加できた、など特にご年配の方から配信があって良かったというご意見を頂くことが多くなりました。スマホが普及していることも一因と思いますが、思いのほかオンラインイベントを抵抗なく受け入れて頂いていると思いました。

今回はオンラインイベントのご依頼を頂いてから当日までの準備についてご紹介していきます。

①オンライン配信場所の下見

場所は砂防会館に決まりました。

会場が決まったらまずは下見を行います。有線LANの有無、ステージ位置、配信場所、撮影場所、スタッフ立ち位置、音響機器、会場の広さ(LANケーブルをはわせる場合どのぐらいの長さが必要か、撮影場所からステージまでの距離など)を確認します。そしてインターネットのスピードテストを行い、速度を確認しておきます。UPロードの値が、10~15Mbpsぐらいあると安心ですが、それ以下になると画面が固まる可能性や画質があれることも考えられます。オンラインイベントを開催する際の目安にしてみてください。(10~15Mbpsでもオンライン配信ができなくなるわけではありません。)

②配信内容の確認

まずはYou Tubeのように一方通行の配信にするか、zoomで双方向のやりとりができる配信にするか、を決めていきます。配信方法はご提案をさせて頂いているので、ご希望やご要望を伺いながらすすめていきます。今回は全国の支援者への感謝や決意表明の場となるため、You Tubeでの配信を選択されました。

配信の仕方が決まったら、セミナー内容に合わせて配信図を制作します。(下記参照)

中央にステージを設け講演者は壇上にあがり講演をします。カメラは2台用意し、会場の全体用と講演者用に分けて進行に合わせてスイッチャーで切り替えをします。

③配信機材準備

配信内容が決まったら、機材準備に入ります。

・ビデオカメラ2台

・パソコン3台

・ミキサー2台

・スイッチャー1台

・LANケーブル複数

・HDMIケーブル複数

・配信に必要なケーブル複数

・予備機材

機材の他に用意するものは、スタッフ4名(ディレクター、音響スタッフ、スイッチャースタッフ、カメラマン)と会場まで機材を運ぶ車などが必要になります。

④配信リハーサル

オンライン配信の2週間前~1週間前に、当日を想定したリハーサルを行います。リハーサルでチェックする内容は、You Tube画質がキレイに見えるか、音はクリアに聞こえるか、途中で映像がとまったりしないか、ネット環境は安定しているか、などをメインに確認します。また機材が問題なく動いているかも併せて確認します。

ここまでの準備で平均2ヶ月前後の時間がかかりますが、お急ぎの場合は最短2週間でも対応が可能です。弊社ではオンラインイベントのサポートから企画~運営まで全てお任せ頂けるプランまで幅広く対応しております。オンラインイベントの開催をご希望の方はお気軽にお問合せ下さい。配信方法から配信図まで詳細をご案内させて頂きます。

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