オンラインイベント時のコロナ対策

コロナ禍で開催するオンラインイベントの対策や注意点についてご紹介していきたいと思います。全く人を集めず完全オンライン型であれば、運営側が気を付ければいいことですが、オンライン参加者とリアル参加者を融合させたハイブリット型イベントの場合は、感染予防対策が必要となります。各種ガイドラインに基づき、withコロナのイベントをスムーズに開催していきましょう。

オンラインイベント開催基本条件

①３つの密（密閉・密接・密集）が発生しないようにすること

②大声での発生、接近した距離での会話は控えること

③飲食は個別提供を基本とすること（ブッフェ形式や大皿は避けること）

④会場の換気、手指の消毒、マスク着用、検温、入退場時の誘導など、適切な感染防止対策を行うこと

以上のような条件が人を集めてのイベント開催には必要な条件となります。

①3つの密が発生しないようにする

密を発生させないようにするには、定期的な換気や二酸化濃度計で場内を計測、テーブルとテーブル、椅子と椅子の距離が保てるようなレイアウトを作成する、アクリル板で仕切りを作る、入退場時に密集しないよう個別移動を促す、密接しないようなイベントスケジュールをたてる、など物理的、身体的、心理的に密が発生しないようにしていきます。場所によっては窓がない、アクリル板がない、距離が保てない、などが考えられます。その時は会場を分けて密をより減らす、マスク以外にフェイスガードをする、など代替え案を考えていきましょう。

②大声での発声、接近した距離での会話を控える

大声で歌う、挨拶をする、乾杯の発声をする、マスクをせずに会話をする、など近距離でマスクを着用せずに会話をすることは控えましょう。お酒が入るとついつい忘れてしまいがちになるので、オンラインイベント時には司会者（進行役）から必ず守って欲しい内容についてアナウンスしておきましょう。イベントが始まる前、イベント中に数度アナウンスをして意識づけをしていきましょう。

③飲食の個別提供

自分の好きなものを取り分けられるブッフェ形式は控える傾向にありますが、対策をしてブッフェの提供をする会場もあります。例えば、料理を取り分ける時は使い捨て手袋を着用する、自分で取り分けをせずスタッフに取り分けてもらう、などです。この時はブッフェコーナーに人が並ぶので密にならないよう距離をとってもらうことを心がけましょう。

④適切な感染防止対策

日常でも行われている、手指の消毒、マスク着用、検温などの対策は引き続きお願いをしておきます。人数の多いオンラインイベント時には個別の検温が手間になったり並ぶことで密になる可能性があるので、非接触検温器などを使うこともおススメです。またアルコール消毒の設置は複数個所に置き、いつでも消毒ができるようにしておきましょう。飲食を伴うオンラインイベントの場合、マスクが汚れる可能性もあるのでお食事用のマスクを配布しておくこともあります。

実際のオンラインイベントのシーンに合わせて感染対策が必要な部分を確認してみましょう。

オンラインイベントを運営する側も参加者以上に感染対策が必要になります。事前の検温、本人や家族の健康状態、日々の手洗い、うがい、消毒、不織布マスクの着用、感染防止対策に関する教育を受ける（発信する）など日頃から準備しておくことが大切です。

開催にあたってのガイドライン策定

オンラインイベントを開催するにあたり事前のガイドラインを策定しておきましょう。事前・当日・事後と3つのシーンを考えて行きましょう。

【事前ガイドライン】

＊事前の体調チェック

同居家族や身近な人に感染が疑われる方がいる、体調がよくない（発熱・咳など風邪のような症状）、渡航歴がある、入国制限・入国後の観察期間を必要とされている国へ行っている（14日以内）、濃厚接触者の可能性がある、などの場合には、参加を控えて頂く、又はオンラインで参加頂くなど事前の取り決めを行います。

事前に知らせる場合にどのような方法でどのように確認をするか、などは運営側が主体となって決めていきましょう。企業イベントでは社内ツールを使った発信ができたり、社内で同様のルールなどを設けている場合も多いため事前に共有することができますが、社内外に多くの参加者がいる場合は、専用のホームページを作成し情報発信をする、定期的にメールをする、などアナウンスを積極的におこなっていきましょう。

【当日ガイドライン】

＊当日の体調チェック

事前の体調チェックと同様に当日も症状がある場合は参加を控えて頂く、又はオンラインで参加して頂くなど取り決めを行います。来場した人に参加を控えて頂く場合は、判断する担当者を決めておきましょう。例えば検温で37.5度以上の発熱が確認された場合に、発熱があるのでこちらへ…などとその場で伝えてしまうと周りの人への影響もあるため判断する担当者のみ声をかける、発熱者を隔離する部屋を設けておく、動線を確保する、ことなども準備しておきます。

【事後ガイドライン】

＊オンラインイベント後に感染者が発覚した場合に備えて

イベント開催から〇日後までに感染が確認された場合の報告依頼を策定します。自身が感染、身近な人の感染が発覚し濃厚接触者になった、イベント参加者が感染した、など様々なケースが考えられます。万が一感染が発生した場合に備え、個人情報の取扱いには注意をしながら参加者の情報は一定期間保存しておくようにします。

人数を絞って開催するオンラインイベントであっても、感染症対策、ガイドライン策定などを作成する必要がありますので、準備段階から意見をまとめておきましょう。アイスタイルオンラインではオンラインイベント開催時の感染対策から適切な会場紹介、イベントのお手伝いまでトータルサポートをさせて頂いております。聞いてみたいこと気になることなどがありましたらお気軽にお問合せ下さい。

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