オンラインイベントの代表的なツール【Zoom】

Zoomはオンラインイベントを企画するにおいて使用されるツールの中で代表的なものになるといえます。

Zoomとは、パソコンやスマートフォンなどの端末を利用して、主催者と参加者がお互いの顔を見ながら音声のやりとりができるweb会議ツールです。1対1の通話はもちろん、最大500名同時に参加することができるなど、幅広く対応することができます。オンラインイベントでありながら、かなり身近な距離間で開催することができ、他のツールとの連携性も高いのも特徴です。

例えば、Zoom映像をYou Tubeライブやfacebookライブなどで流したりすることが簡単にできるようになっています。

【Zoomのメリット】

①URLのワンクリックで繋がる

送られてきたURLをクリックするだけでZoomに簡単に参加することができる利便性があります。

例えば、Skyleと比較してみましょう。

Skypeは音声通話以外にもビデオチャットができる高性能なアプリです。

事前にアカウント取得が必要で、IDを共有する必要があり、事前にID登録をした個人同士がビデオ通話として利用することができるようになっています。

一方、Zoomは「web会議」をメインにしているため、ID登録をする必要があるのは主催者のホスト側のみになります。主催側がZoomをインストールしておけば、参加する側はZoomの登録をしていなくても自動で参加することができるのです。

Skypeのように相手がアカウントを持っている必要があるツールではアカウントを持っていない相手には利用ができず、アカウント作成からの説明が必要になります。

そのため、

・Skypeの入り方がわからない

・IDを教えてください

・IDはどの数字ですか?

等といったやり取りが発生せず、主催者から送られてくるURlをクリックするだけで誰でも簡単にWeb会議に参加できます。主催者がオンライン上に会議室を作成し、そこに参加者が招待されるイメージです。

また、Zoomでは事前準備が一切必要ありません。

そのため、パソコンやスマートフォンの操作が苦手な人でも問題なく使用することができ、大人数を集める会議を開く時にも手間がかからない、ということも人気の理由です。

「ワンクリックで繋がる」ということは、とても利便性の高く大切なポイントになります。

次に参加人数について比較してみましょう。

Skypeは最大50名にたいし、Zoom(無料機能で)は100名まで参加することが可能です。

Zoomはweb会議用を前提に作られているので大人数が佐那することやデータ通信量をおさえながら高画質で映像のやりとりが出来る、録画機能、画面共有機能などが設計されています。

②接続が安定している

Zoomでは会議中に接続が切れないように少ないデータ量で通信できる設計となっています。大人数でミーティングなどを開いても比較的接続安定しており、ストレスを感じずに使用することができます。データ通信量はスカイプと比べると10分の1程度です。データの軽さもありiphoneなどスマホから接続してもデータ通信料はさほどかかりません。

③録画機能

「ローカルレコーディング」と「クラウドレコーディング」という2つの録画機能があります。

ローカルレコーディングは使用しているパソコンに直接録画が保存されるようにできており、クラウドレコーディングはサーバー上に録画が保存されます。保存されたデータは、Zoomのマイアカウントからダウンロードが簡単にできるようになっています。

ただ、無料プランの場合、録画できる容量が2ギガまでなので、こまめにダウンロードをして容量をあけておく必要があります。

④ブレイクアウトルーム

ブレイクアウトルームとは、グループ会議中に参加者を複数のグループに分割することができる機能です。

例えば、それぞれのグループでディスカッションをして欲しい場合などに有効で、主催者がグループを作成し、参加者をグループごとに分けられます。

Aグループ ●●さん、△△さん、▮さん

Bグループ *さん、#さん、$さん

Cグループ 1さん、3さん、5さん

Dグループ <さん、>さん、_さん

など、参加している人を手動でグループに分けることができます。この時、それぞれのグループで何が話し合われているかは、グループに入らないとわかりません。主催者が、状況を確認しに各グループに入ることもできます。また、15分までなどと時間を決めることもできるので、時間になったら自動的に元の場所に戻る、ということもできます。

グループワークやディスカッション、結婚式の披露宴でのテーブル分け、イベントでゲームをするときのグループ分けなど様々な用途で使用することができる優れた機能です。

⑤画面共有・ホワイトボード機能

会議中に資料を画面に表示して会議メンバーに共有することができる機能です。

リアル会議でスクリーンにパワポデータを映し出しているイメージです。

リアル会議では、データを紙で出力して配ることが多いですが、web会議では資料を共有して説明し、必要があればメールで送り紙のコスト削減にもつながります。

資料を画面に表示している時も、主催者・参加者の映像は残っているので、主催者にとっては参加者の様子を見ながら説明することができ、参加者にとっては顔が見える安心感や聞きやすさなどがあげられます。絵文字機能で、笑顔や拍手などを表示することができるので、堅苦しくなく進められるのもオンラインならではですね。

⑥バーチャル背景

人物の背景を、自分の好きな画像に変更することができます。例えば、自宅の部屋の様子などを見られたくない場合など、海や山の景色・オシャレなカフェ風、企業のロゴなど会議の参加等にはプライバシーが守られ、周りを気にすることなく参加ができるとても便利な機能です。

【Zoomデメリット】

①無料プランには機能制限がある

Zoomは基本的に無料で利用できますが、3人以上で使うときは40分の時間制限があります。

そのためビジネス利用の際は有料プランを利用する必要があります。

②メッセージアプリとしては使えない

Zoomは通話中以外はテキストによるコミュニケーションができません。そのため、web会議を始める時の連絡などは別のメッセージアプリを使うことが必要になります。事前にweb会議を開催する日時を決めて共有しておくとスムーズにZoomが利用できます。