オンラインイベントとは?

 

オンラインイベントとは、インターネットを利用したオンライン上のサービスのことで、You TubeやZoom等を使用してオンライン上で楽しんで頂けるイベントのことをさします。どちらのプラットホームも手軽で有名なので、一度は使ったことがある人も多いのではないでしょうか。

 

【ZoomとYou Tubeの特徴】

多くの人と会話をする事に適しています。(会議システムとして開発されたので双方向でのやりとりが可能です)

高画質・高音質で配信することができます。(一斉に多数の人が動画を視聴することができるシステムです。限定公開ができる唯一のプラットホームです)

 

アイスタイルオンラインの特徴

・企画力

オンライン企画をする上で一番大切なのが、「一体感をもったイベントをすること」です。オンラインでは画面上でしか時間を共有することができないので、参加者と一体感をもった、有意義な時間を過ごすことができる企画をご提案していきます。

 

・イベントプロデュース力

社内イベント・企業イベント・会議・セミナー・周年記念イベントなど様々なオンラインイベントを全面的にプロデュースしています。ディレクター・カメラマン・音響スタッフ・司会者・クリエイターなど自社スタッフが、お客様のご希望、ご要望などを形にするために一丸となってお手伝いさせて頂きます。

 

・リーズナブルな価格設定

オンラインイベントを気軽にご利用頂くために、配信は126,500円~、企画運営のお任せプランは330,000円~とお手頃価格でご紹介しております。プロのオンラインイベントスタッフがトータルプロデュースを行います。

 

オンラインイベントでこんなお悩みありませんか?

✅オンラインイベントをやったことがない!
これまでリアルな会場でのイベントしか行ったことがないので、オンラインでの開催方法や企画の仕方などイメージがわかない
✅企画が思いつかない!
参加型のオンラインイベントを予定しているが、独自の企画だと盛り上がりに欠けて参加者に温度差が出そうなので企画の提案が欲しい
✅予算が限られている!
オンラインイベントの予算が限られているので、自分たちでできる所とお任せできる所を分けて実施したい
✅機材の知識がない!
オンラインイベントをやるように言われたが、どんな機材を用意したらいいかわからず困っている

オンラインイベントは最近になってやっと進んだ分野でもあるので、多くの企業や主催者にとってオンラインイベントを実施するためのノウハウや経験などが少ないのが現状です。イベント成功のためには企画から当日の運営までしっかりとした準備とスタッフの手配が必要となります。

イベントの目的や希望に応じて、様々なお悩みを持つ方に最適なプランをご提示してオンラインイベントの実現のお手伝いをさせて頂きます。10名前後の少人数から200名規模の大人数まで対応させて頂きます。

 

プラン料金

簡単ライブ配信プラン 126,500円(税込)

イベントの様子をYou TubeやZoomを使用してオンライン配信を致します。小規模のオンラインセミナーやイベント、説明会等に適しています。

  共に対応可能です。

【プランに含まれているもの】

*打合せ

事前にどのようなオンラインイベントを行うか、配信をどのように行うかなどの打ち合わせをさせて頂きます。

*当日

運営スタッフ1名が、配信機材を持ってお伺いし、カメラ設置、配信準備などを行います。

ご利用条件
・オンラインイベントの企画が決まっている
・会場にLANケーブルの用意がある
・オンラインイベント規模が小さい
・イベント準備~終了まで2時間で終わる
・1台のカメラで定点撮影が可能なイベントである
対応可能イベント
・社内オンラインイベント
・簡易セミナー
・小規模オンラインイベント
・10名~20名希望の会場でのオンラインイベント

 

全部お任せプラン 330,000円~(税込)

オンラインイベントの企画から運営まで全てお任せ頂けるプランです。どのようなイベントにしたいかご希望や会社のご要望などをヒアリングしてオンラインイベントに最適なプランをご提案致します。開催時間が2時間を超えるイベントの場合は、別途お見積りを作成させて頂きます。

  共に対応可能です。

【プラン内容】

*企画提案

オンラインイベントの企画提案を行います。希望内容・イメージなどをお聞かせ頂き、作成していきます。イベント時間が2時間以上になる場合は別途お見積りをさせて頂きます。

*台本作成

企画内容のOKがでましたら、企画に添った司会者の進行文言や楽しく盛り上げるための仕掛け、タイムスケジュールを作成致しイベント全体をまとめあげます。台本は打ち合わせにより変動することが多いので、その都度作成していきます。

*事前下見

事前に会場を下見、LANケーブルの有無など下見をさせて頂き、どのような配信ができるか確認します。LANケーブルが無い場合は別途対応させて頂きます。

*当日

運営スタッフ2名とカメラマンが1名お伺いし、撮影から配信、進行管理、イベント運営などトータルで行います。

 

【特徴】

オンラインイベント企画の一番大切なことは、「参加者と一体感を持った時間を過ごす」ことです。リアルイベントでは、同じ場所に人数を集めたり招いたりして、料理や飲み物で楽しんでもらう、同じ空間を共有することでの一体感でイベントが成立していましたが、オンラインでは同様にできません。オンラインイベントでは企画をしっかりと作成することがとても大切なことになります。オンラインイベントに参加した方が、同じ時間を共有し、一体感をもって楽しむことができることが必要だと考えています。

 

【オプション】

・プロ司会者(打ち合わせ含む)40,000円(税別)~

事前打ち合わせ、当日の司会進行まで行います。対面での打ち合わせ以外にもZoomなどのオンライン打ち合わせも承っております。

・映像作成 50,000円(税別)~

自社企業の紹介ムービーやイベントを飾るオープニングやエンディングムービーなどの映像制作を承ります。素材の撮影が必要な場合はカメラマンが現地に伺い撮影をすることも可能です。(別途お見積り)

・オンラインイベント用の食事サービス 1名様5,500円(税別)~

オンラインイベントを盛り上げるお食事サービスのご用意がございます。全国配送可能で前日までにそれぞれの自宅、又は会社にお届けが可能です。様々なプランをご用意しておりますのでご相談ください。

・機材レンタル(レンタルする機材によりお見積り致します)

手配した会議室や社内に配信に必要な機材や音響・映像機材などの用意がない、ホテルなどでレンタルすると高額になってしまい予算オーバー、どの機材を使えばいいか分からないなど、配信機材一式のレンタルを行っています。会議の規模などに応じて必要な機材のご提案もさせて頂いておりますので、お気軽にご相談ください。

 

 

イベントでオンラインが選ばれる理由

コロナ禍で急激に伸びたオンライン需要ですが、落ち着いた今でもオンラインを活用してのイベントは順調に推移しています。オンランイベントはコストカットを大幅にできることが大きな理由としてあげられますが、その他にどのような理由があるかご紹介していきます。

大幅なコストカットを実現
今までリアルで社内イベントを開催する時は、1か所に多くの人を集める必要があり、会場費・料飲代・音響、映像機器・レクリエーション費などを用意し、さらに会場までの交通費・移動にかかる時間などイベントにかかる費用が膨大であったのが一般的です。
100名ぐらいのイベントをホテルで開催した時の平均金額は150万円~200万円と言われています。
オンラインイベントにすることで、運営する側は会社の一角を使うなど場所を新たに借りる必要がなくなり、大きな会場のレンタル費、交通費などがかからなくなり、予算を大幅にカットすることができるようになりました。
当日の現場対応スタッフの対応もなくなり、チャット機能があるツールを活用すればコミュニケーションも可能になります。
時間の有効活用
リアルで行うイベントは、ほぼ1日イベントに拘束、又は宿泊を伴うものは1泊2日など時間的な拘束が大きくなります。
しかし、オンラインイベントであれば、会場まで移動する時間がなくなり、イベント時間も短くなることから拘束時間も減り、イベントへ参加するハードルが下がり参加率が向上します。
どこからでも参加できる
拠点や支店が複数ある企業などでは、全国から集まってもらう必要がありますが、オンラインイベントならパソコン又はスマホがあればどこからでも参加できます。(海外も可)
また、各拠点ごとに集まってスタッフ間の交流を図るなど、一体感を出す効果も期待できます。

実績紹介・お客様のお声

実際のオンラインイベントの内容や使用されたお客様のお声をご紹介致します。

 

【周年企業イベント】

全社員(250名様ぐらい)を集めて大々的なイベントを開く予定で準備をすすめていましたが、コロナ禍でやむなく来年に延期となりました。しかし、大切な節目の年なので何かできたらいいな、というお気持ちを伺い、オンラインでできるイベントのご提案をさせて頂きました。

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ご依頼頂いた内容

■企画

→表彰式とゲーム大会は各拠点が一体感を持てるようにしたいというご希望を頂いていたので、表彰式では社長と表彰される方を1画面に映し、ゲーム大会では各拠点を結び当選者とインタビューをするなど、その場に参加しているように演出をしました。

■台本作成
→企業様と当方が同じイメージとタイムスケジュールを共有するために作成します。
司会者との打ち合わせを経て細かい言い回しなどを確認し、最終案の提出をします。
完成まで5回程の更新を重ねました。

■各支社の下見
→各支社の場所、配信できる部屋、設置場所の確認、LANケーブルを使って本社と繋がるか、など配信が可能か事前にチェックをしました。
配信に足りない機材があった場合は適宜用意をします。

■前日リハーサル
→各支社にスタッフが向かい、配信機材一式を準備し本社と繋げリハーサルを行いました。
(約1時間)

■当日運営
→Zoomを使用しての社長挨拶、表彰、鏡開き、ゲーム大会の実施

 各支社の運営スタッフ・時間管理
 参加ができない人へのYou Tube配信
■動画作成
→各支社が普段どのような仕事をしているかを紹介する企業ムービーの作成をしました。
それぞれの支社にお邪魔し、社員の方に説明&インタビューをしている様子を動画撮影し5分程度の映像にまとめました。

 

【結婚式イベント】

コロナ禍のため一度は延期した結婚式。周りの友人や家族の支えもあって感染対策をしっかりとしたうえで、執り行うことになりました。しかし、100名近くのゲストを招待する予定でしたが、遠方に住んでいる親族や友人、小さい子供のいる家庭など、出席できる人数が大幅に減ってしまいました。楽しみにしていたゲストからは、オンラインで配信してくれたら嬉しい!花嫁姿見たかったな、などの声が多くあがったため、参列が難しくなったゲストへリアルタイムどこからでも結婚式を視聴できるオンライン配信を取り入れました。

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【政治家パーティー】

毎年支援者を2000人ぐらい招待して飲食を伴うパーティーをしていましたが、コロナ禍のためオンラインで開催することになりました。会場に参加する人、オンラインで参加する人に分けて参加しやすい方を選んで頂くことにしました。

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お料理宅配サービス

 

レストランの美味しいお食事を全国各地に事前配送する、お料理宅配サービス。レンジで温めるだけの手間いらずで、本格フレンチが堪能できます。

離れていても同じ食事で美味しいをリアルタイムに共有して、オンラインイベントをもっと楽しく演出しましょう。

1名様5,500円~(税込・配送料込)

※オンラインイベント開催の7日前までにお申込みください。

 

 

当日までの流れ

 

①お問合せ

イベントを実施したいと思っている、オンラインでのイベントをどのようにしたらいいか、などお問合せフォーム又はお電話にてお気軽にご相談くださいませ。一部のサポートのみなど部分的な対応も行っております。

 

②お打合せ・ヒアリング

対面相談(出張も可)又はZoomなどオンラインでお打合せをさせて頂きます。イベントの目的やご希望、ご要望、参加人数などをヒアリングさせて頂き、最適な企画、プランやお見積りを提示させて頂きます。

 

③契約成立

プラン、お見積り内容をご確認頂き、ご納得頂けましたらお申込みください。その後、今後のお打合せから当日までの準備などイベント全体のスケジュールを作成させて頂きます。

 

➃事前下見

配信する場所の下見や配信が出来る環境があるかを確認致します。LANケーブルがない場合は、別途ご提案をさせて頂きます。

 

⑤イベント内容のお打合せ(3回)

企画案をもとに詳細なヒアリングをすすめ、オンラインイベント用の台本作成を行います。進行内容や台本をもとによりイメージを具体化させて内容を確定させていきます。

 

⑥オンラインイベント当日

安心して本番を迎えて頂くために、当日もリハーサルを行い内容の確認、すり合わせを行います。リハーサルが無事終了しましたら、時間になったら本番スタートです。本番中は状況に応じて運営スタッフがサポートをさせて頂きます。

また万が一の映像や音声の配信トラブルにそなえて、複数のネット回線やパソコンの準備など緊急時に備えてたバックアップ体制も行っています。

 

オンラインイベントを開催する際に気を付けたい点

①操作性

オンラインイベントを初めて開催する時は特に操作が簡単で誰でも使いやすいものを選びましょう。URLをおせばOK、インストールするだけでOKなどわかりやすいものがおススメです。専門的な知識が必要なものや複雑な操作があるものは、脱落してしまう人を作る要因になります。

 

②配信トラブル

オンラインイベントはインターネットを使用したイベントになるので、音声が途切れる、映像が映らないなどのトラブルがないように注意が必要です。事前チェックなどを行ったり、バックアップ体制をどのように整えるかなど準備をしっかりとしておきましょう。

③イベント時間

リアルイベントと違い、配信は見ていることがメインになり、見ている本人が動くことがありません。そのため、長時間のプログラムは疲労感を感じやすく、集中力も途切れがちになるので、メリハリのあるプログラムと2時間ぐらいにまとめる演出がおススメです。1度にたくさんのイベントを行うより、回数を分けて準備するのも選択肢の一つです。自社のイベントの目的に応じてどのようなスタイルが向いているか相談して進めましょう。

よくある質問

 

イベントのざっくりしたイメージのみでも相談できますか?
はい、可能です。断片的なイメージでもご希望をお聞かせください。
ヒアリングした内容に沿ってイベントの企画案を作成させて頂きます。
また、ご予算に合わせてお見積もご提示させて頂きます。
イベントを検討していますが、オンライン配信のイメージがつきません。このような状況でも相談可能でしょうか?
もちろん、可能です。
オンラインイベントの実例をご紹介しながら、
ご希望のイベントイメージをヒアリングさせて頂き企画の提案をさせて頂きます。
オンラインイベントの依頼はいつ頃までにすれば間に合いますか?
イベントの規模にもよりますが、3ヶ月前~半年ぐらいが一般的に余裕を持って準備ができると思います。
ご都合に合わせて対応致しますので、お気軽にご相談ください。相談は無料です。
見積もりに費用は発生しますか?
費用は発生致しません。
ご希望のオンラインイベントにかかるお見積りを作成させて頂いており、またご予算に応じてご検討頂けるようにしております。
全国に拠点がある企業ですが、同時配信は可能ですか?
もちろんご依頼頂けます。
遠方でも訪問をしてのお打合せや配信環境の確認なども承っておりますのでご相談ください。
自社でオンラインイベントを開催する予定でしたが思ったより難しく、急遽依頼することはできますか?
はい、もちろん可能です。
最短2週間での実績もありいますので、まずはお問合せください。
オンラインの配信サービスだけでなくイベントの運営スタッフの依頼もできますか?
はい、もちろん対応させて頂いております。
ご希望をお聞かせ頂き、内容に合わせた人員を手配させて頂きます。
自社のリソースを使ってのサポートは可能でしょうか?
はい、可能です。
ご予算を調整させて頂くこともできますので、まずはご相談ください。必要に応じたサポートをさせて頂きます。
オンラインイベントの予算が決まっているのですが、相談できますか?
まずはご相談ください。ご要望を伺わせていただきご予算内でご案内ができるご提案や開催可能なサービスなどをご提案させて頂きます。
飲食の宅配をしたいのですが、可能でしょうか?
もちろんご依頼頂けます。
4名様~配達を承っており、各拠点、又は自宅に前日までにお届けをしています。
ご予算に応じてご提案させて頂きます。
オンラインイベントの対応可能エリアはどこまでですか?
国内どこでもお受けいたします。
海外については応相談となります。
【周年記念イベント】
本社の東京を含め、山梨県や福島県などにも支店をお持ちだったため全部で6か所を結んでのオンラインイベントになりました。
■準備期間
・6ヶ月(打ち合わせは2ヶ月に1度ほど)
■準備物
・オンライン配信用の機材一式(本社・各拠点1台ずつ)
・司会者(本社)
・映像カメラマン(本社・各拠点1名ずつ)
・スタッフ(本社・各拠点1~2名ずつ)
・台本
・音響
・映像
・鏡開き用の樽
・鏡開き用のはっぴ
など本社と各拠点分を用意しました。
事前に、通信環境や配信場所、設置可能な機材の大きさなどの確認のため各拠点に下見をしました。
オンラインイベントは安定した通信環境があることがとても大切なので、事前チェックは欠かせません。
■当日の進行(2時間)
・司会より挨拶
・社長挨拶
・鏡開き
・乾杯
・ムービー上映
・抽選大会
・締めの挨拶
■ポイント
・オリジナルバックパネル作成
本社に、会社のロゴでオリジナルバックパネルを作成し、特設スタジオを作りセレモニー感が感じられるような雰囲気作りをしました。式典後でも使用できるので、とても喜ばれ記念のひとつになりました。
・臨場感のある演出
表彰式は、社長から直接賞状を手渡されているような臨場感が出るよう画面を加工し、向かい合っているように作成をしました。また、表彰者は社長の顔を見ているようにカメラ位置を調節するなど工夫をこらしオンラインならではの演出を行いました。
・一体感
鏡開きは通常1か所で4~5名が集まって一斉に開くのですが、今回はオンラインなので各拠点にミニ鏡開きを用意し、表彰式と同様に全ての拠点の映像を1つにして、司会者の掛け声で一斉に開きました。
ゲーム大会は

当選者が出たら司会者から当選拠点のスタッフを呼び(中継のアナウンサーのように)盛り上がるように社員の方々にインタビューをしました。当選した感想や何に使うかなど、楽しくインタビューを織り交ぜていきました。

例えば、本社の司会者から画面に向かって呼びかけると

〇〇支店の宮田さーん

はい!こちら〇〇支店宮田です。
〇〇支店では2名の方に当たりましたので喜びの声を聞いてみましょう!当選おめでとうございます!当たった賞金で何をしますか?

子供の日に備えて鯉のぼりを買いたいと思います!

△△部署のみんなとアフターヌーンティーに行きたいと思います。

本社の鈴木です。〇〇支店のいい所を一言お願いします!

みんな仲良しです!!

ありがとうございました。
〇〇支店からは以上です!
本社にお返ししまーす
このように、本社と一部の支店を中継し、インタビューをするなど双方向でのやりとりをすることで、より一体感をもった演出とすることができます。
【結婚式イベント】

開催のプログラムが、コロナ禍でも会場まで足を運んでご参加いただいたゲストへのおもてなしの部分を大切に考えていたところもあり、ゲストとオンライン上のゲストが時間の共有をしていただく事としました。そのため、実際に新郎新婦にご準備いただく事はなく、通常の結婚式の打合せ通りに進めていきました。

■準備期間
・オンラインに関しては無し
■準備物
・オンラインで参加してくれるゲストにオンラインURLを送付する
■ポイント
・臨場感

TV中継と似た状況で、カメラワークを利用し別アングルでタブレットを用意して新郎新婦の表情だけでなくゲストにも目を向けた中継をしました。臨場感のある映像を配信するため、2つのカメラを使用しスイッチャーで映像を切り替えるなど工夫をしました。

 

・メリット

オンラインで配信した映像は、配信後に見返すことができるます。通常、披露宴の撮影をプロに依頼した場合、平均して一か月ほどで動画が納品されますが、オンライン配信のものはその場でも披露宴直後でも見る事が可能です。その場では気づかなかったゲストの表情や列席者間のコミュニケーションも、しっかりと映像に記録しておりますので、楽しむことが出来たようです。

・お客様のお声

通常の披露宴では親族は後ろの席にいるので、新郎新婦の顔がよくみえませんが、オンラインでは目の前に新郎新婦を見る事ができて嬉しかった。

遠出することが不安だったので、オンライン上で繋がることができてよかった。

リアルタイムに幸せな新郎新婦や楽しそうにしているゲストの表情が見れて、オンラインで参加して良かったと思いました。

オンライン上で新郎新婦に直接おめでとうとお祝いを言えたり、会話をする時間があって楽しかった。

ゲーム大会はオンラインでしかできない内容でとても面白かったし盛り上がった!

このように当初とは違ったスタイルではありますが、リアルな結婚式にオンラインでつながれるゲストもいる事でより心にも記録にも残る新しい形の結婚式を叶える事が出来ました。

 

【政治家パーティー】

会場が密にならないように複数の会場を用意したので、

①メイン会場と複数の会場に同じ映像が流れるようにシステムを組む

②メイン会場の映像をオンライン配信する

■準備期間
・3ヶ月(打ち合わせ1ヶ月に1度ほど)
■準備物
・オンライン配信用の機材一式
・会場中継用の中継機材一式(メイン会場・中継会場)
・映像カメラマン
・中継・配信スタッフ(3名)
・パワポ上映用のパソコン
■ポイント
・通信環境の確認
配信にはインターネット環境が必須事項になるので、事前に会場を下見しネット環境がどのぐらいのレベルか、配信した映像がどのように見えるかなど、実際に撮影し配信を行い確認をしました。
また、会場に適したスクリーンの大きさ、複数会場を結ぶために必要なケーブルの長さ、カメラ位置、配線の位置、配信する場所など当日を想定しながら細かく確認し、準備をしました。
・お客様のお声
配信した映像は思った以上に多くの人に視聴されていて、You Tubeは操作性がいいと思いました。対面で会うことができないのは残念ですが、オンラインを使って繋がる方法も受け入れられて良かったです。
映像の画質が良く、見やすかったです。アーカイブも残り次のパーティーの参考にもなりました。

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